Einführung Zeiterfassung Timesia

Dieses Dokument zeigt den Ablauf auf, wenn unterjährig die Zeiterfassung Timesia eingeführt wird.

Reihenfolge	Schritt	Durchführung durch
0	Voraussetzungen / Einstellungen	meier@testkita.ch
1	MitarbeiterIn und Vertrag erfassen	KiTa
2	Ferien / Abwesenheiten nachtragen	KiTa
3	Zeitkorrektur	Kidesia Support
4	Nachtrag Ferien und Gleitzeitüberträge	KiTa

Es ist wichtig, die Schritte in der vorgegebenen Reihenfolge durchzuführen.

Schritt 0: Voraussetzungen/Einstellungen

Profil hinterlegen

Vertragsprofile/Referenzbeschäftigungsprofile können unter Einstellungen → Profile hinzugefügt werden. Vorgehen:

1. Button Neues Profil hinzufügen auswählen
2. Im neuen Fenster Name sowie Anzahl Tage, Stunden und Ferientage definieren
3. Mit dem Button Speichern wird das neue Profil hinzugefügt
4. In der Übersicht können die Profile mit dem Button Bearbeiten jederzeit angepasst werden

Falls unterschiedliche Arbeitsbedingungen (bspw. Bis 50 Jahre 20 Tage Ferien und ab 50 Jahren 25 Tage Ferien bei jeweils 100%) gelten, müssen mehrere Profile hinterlegt werden

Feiertage hinzufügen

Feiertage können unter Einstellungen → Feiertage wie folgt konfiguriert werden.

Import Feiertage nach Kanton

1. Klick auf Feiertage importieren
2. Kanton und Jahr auswählen; alle gesetzlichen Feiertage dieses Kantons werden markiert.
3. Mit Importieren bestätigen

Neuen Feiertag erfassen

1. Links das Jahr auswählen
2. Button Neuer Feiertag auswählen
3. Im neuen Fenster Name, Datum, Tagesabschnitt und Custom Hours (benutzerdefinierte Stunden) definieren
4. Mit dem Button Speichern wird der neue Feiertag hinzugefügt
5. In der Übersicht können die Feiertage mit dem Button Bearbeiten jederzeit angepasst werden

Schritt 1: Vertrag auf MitarbeiterIn erfassen

Personal kann wie folgt hinzugefügt werden:

1. Navigation links → Personal auswählen
2. Button + Neu hinzufügen auswählen
3. Im neuen Fenster alle Daten einfügen:
   1. Vollzeitreferenz: Das ist das Referenzbeschäftigungsprofil für einen Vollzeitbeschäftigten. Auch wenn der Mitarbeitende 80% angestellt wird, muss eine Vollzeitreferenz (also 100% Profil) angeben werden. Erst beim nächsten Schritt wird dann das Pensum hinterlegt.
   2. Teil- oder Vollzeit:
      • Vollzeit: Auswählen, wenn das Pensum 100% beträgt
      • Teilzeit: Das gewünschte Pensum in % angeben
      • Stündlich: Es besteht keine Sollzeit pro Tag. Der Mitarbeiter arbeitet im Stundenlohn.
   3. Einteilung: Tage auswählen, wann der Mitarbeitende voraussichtlich arbeiten wird. Wie viele Tage angewählt werden beeinflusst seine Sollzeit pro Tag. Beispiel: Ein Mitarbeitender mit einem 60% Pensum kommt normalerweise 3 Tage pro Woche zu einer Soll-Zeit von 8h pro Tag (bei einer 40h Woche/100% Pensum). Wenn statt die üblichen 3 Tage nun in der Einteilung alle Tage angewählt wurden, dann beträgt die Soll-Zeit 4.8h pro Tag aber immernoch 24h in der Woche.
   4. Gültig von: Wir starten mit Timesia bspw. am 1. Juli 20XY, setze für Gültig bis
      1. bei MitarbeiterInnen, welche bereits im Vorjahr bei dir gearbeitet haben auf den 01.01.20XY
      2. bei MitarbeiterInnen, welche zwischen dem 01.01.20XY und dem 30. Juni 20XY gestartet haben das effektive Vertragsstartdatum
   5. Gültig bis: bei MitarbeiterInnen, welche ein Vertragsenddatum haben, kann direkt ein Gültig bis Datum gesetzt werden.
4. Nach den drei Schritten wird eine Übersicht zur Bestätigung angezeigt
5. Wenn alles i.O ist, mit dem Button Speichern bestätigen
6. Oder über den Button Zurück die gewünschten Anpassungen vornehmen und abschliessend Speichern

Schritt 2: Ferien / Abwesenheiten nachtragen

1. Navigation links → Abwesenheiten auswählen
2. Oben auf Team-Kalender wechseln
3. Ferien seit dem 01.01.20XY nachtragen:
   1. Wähle den Ferienstart der entsprechenden MitarbeiterIn im Kalender an (bspw. 06.01.20XY)
   2. Fülle den Abwesenheitsantrag ab (siehe Bild rechts)
   3. Wiederhole Punkt 3a und 3b für alle Ferien und MitarbeiterInnen

Schritt 3: Zeitkorrektur durch Kidesia Support

Nachdem Schritt 2 durchgeführt wurde, melde dich bitte über office@kidesia.ch bei unserem Support.

Der Kidesia Support wird dann in unserem Beispiel alle aufgelaufenen SOLL-Arbeitszeiten vom 01.01.20XY bis zum 30.06.20XY auf Null setzen, damit alle MitarbeiterInnen am 01. Juli 20XY eine Gleitzeit von Null Stunden haben.

Bitte warte die Bestätigung des Kidesia Supports ab, um mit Schritt 4 weiterzufahren.

Schritt 4: Nachtrag Ferien und Gleitzeitüberträge

Mit hoher Wahrscheinlichkeit werden bei verschiedenen MitarbeiterInnen Ferien aus dem vorherigen Jahr oder Über-/Unterzeiten (bspw. Übertrage aus dem Vorjahr, Gleitzeit aus den Vormonaten) übertragen werden müssen.

1. Navigation links → Personal auswählen
2. Person über Suchen anwählen oder bei Person auf Details
3. Zeitanpassung auswählen
4. Rechts Zeitanpassung hinzufügen auswählen
5. Zeitanpassung
   1. + Arbeitszeit auswählen (siehe Bild)
      1. Tag auswählen (in unserem Beispiel 01.07.20XY)
      2. Stunden und Minuten eintragen
      3. Beschreibung (bspw. Übertrag Gleitzeit 20XX)
      4. Speichern
   2. + Ferienzeit auswählen (siehe Bild)
      1. Tag (auf, welchen die Ferienzeitanpassung geschehen soll) auswählen
      2. Allenfalls die vertraglich definierten Stunde pro Tag übernehmen
      3. Anzahl Ferientage im Feld Tage eingeben
      4. Beschreibung (bspw. Übertrag Ferien 20XX)
      5. Speichern

Arbeitszeit

Ferienzeit