Abwesenheiten

Die Abwesenheitsverwaltung zeigt alle Abwesenheitsanträge der Organisation. (Super-)Admins und Führungspersonen können Anträge genehmigen, ablehnen, widerrufen und neue Abwesenheiten für Mitarbeitende erfassen und bestehende Abwesenheitsanträge bearbeiten.

Mitarbeitende können Abwesenheitsanträge über die Timesia App stellen.

Hinweis

Die verschiedenen Abwesenheitsarten können unter Einstellungen → Abwesenheitstypen konfiguriert werden. Die Abwesenheitytypen Ferien, Kompensation und Krankheit sind immer vorhanden und können nicht gelöscht werden.

Ansicht

Die Seite bietet drei Ansichten:

• Einzelanträge – tabellarische Liste aller Abwesenheiten mit Status
• Wiederkehrende Anträge – tabellarische Liste aller Abwesenheitsserien
• Betriebsferien - Eintrag von Ferien über alle oder mehrere Personen

Abwesenheitsanträge (Einzelanträge) & Wiederkehrende Abwesenheitsanträge

Über den Filter lässt sich die Ansicht auf bestimmte Zeiträume, Gruppen oder Abwesenheitstypen einschränken. Über das Suchfeld kann nach Mitarbeitenden gesucht werden.

Abbildung 1: Einzelanträge – Übersicht aller Abwesenheitsanträge mit Filter nach Status, Gruppe und Typ

Abwesenheitsanträge mit dem Status Offen sind zusätzlich zum Status mit einem roten Punkt in der Spalte Typ markiert.

Abbildung 2: Wiederkehrende Anträge – Abwesenheitsserien mit Wochentagen, Zeitraum und Status

Mit einem Klick auf einen Abwesenheitsantrag öffnet sich das Detailfenster, um diesen bearbeiten und abhängig vom Status genehmigen, ablehnen oder widerrufen zu können. Hier ist auch der Verlauf des Abwesenheitsantrags ersichtlich.

Abbildung 3: Detailfenster – Abwesenheitsantrag mit Aktionsoptionen

Abwesenheitsantrag hinzufügen

Abwesenheiten können über den Button + Hinzufügen erstellt werden. Beim Erstellen einer neuen Abwesenheit stehen zwei Modi zur Verfügung:

Abbildung 4a: Abwesenheitsantrag erstellen – Auswahl zwischen einzelner und wiederkehrender Abwesenheit

Hinweis

(Super-)Admins könne beim Erstellen eines Abwesenheitsantrages diesen direkt genehmigen. Vorgesetze müssen den Abwesenheitsantrag erstellen und dann in der Abwesenheitsübersicht den Antrag genehmigen.

Tipp

Am gleichen Tag können mehrere Abwesenheiten erfasst werden, sofern sie sich nicht überschneiden (z. B. Vormittag Ferien + Nachmittag Krankheit).

Einzelne Abwesenheit hinzufügen

Abbildung 5: Dialog „Abwesenheitsantrag erstellen" für eine einzelne Abwesenheit

Feld	Beschreibung
Mitarbeitende	Mitarbeitende für ensprechende Abwesenheit wählen
Abwesenheitstyp	z. B. Ferien, Krankheit, Kompensation
Datum (von/bis)	Zeitraum der Abwesenheit
Tagesabschnitt	Ganzer Tag, Vormittag (50 %), Nachmittag (50 %) oder individuelle Stunden
Kommentar	Optionale Begründung oder Hinweis

Nach Speichern ist die Abwesenheit in der Detailansicht Einzelanträge ersichtlich.

Wiederkehrende Abwesenheit hinzufügen

Abwesenheit, die sich an bestimmten Wochentagen innerhalb eines Zeitraums wiederholt (z. B. jeden Montag für 3 Monate).

Abbildung 6: Dialog „Wiederkehrende Abwesenheit erstellen" mit Wochentagsauswahl und Wiederholungszeitraum

Feld	Beschreibung
Mitarbeitende	Mitarbeitende für ensprechende Abwesenheitsserie wählen
Abwesenheitstyp	z. B. Ferien, Krankheit, Kompensation
Tagesabschnitt	Ganzer Tag, Vormittag (50 %), Nachmittag (50 %) oder individuelle Stunden
Wiederholen ab / bis	von wann bis wann die Abwesenheitsserie gilt
Wochentag	an welchem Wochentag die Abwesenheit hinterlegt wird
Kommentar	Optionale Begründung oder Hinweis

Nach Speichern ist die Abwesenheit in der Detailansicht Wiederkehrende Anträge ersichtlich.

Abwesenheiten bearbeiten

Hinweis

Ein abgelehnter Abwesenheitsantrag kann nicht bearbeitet werden.

Einzelner Abwesenheitsantrag bearbeiten

Um einen einzelnen Abwesenheitsantrag zu bearbeiten auf den Antrag in der Detailansicht Einzelantrag klicken, das Detailfenster öffnet sich und dort auf Bearbeiten klicken.

Wiederkehrender Abwesenheitsantrag bearbeiten

Um einen einzelnen Abwesenheitsantrag zu bearbeiten auf den Antrag in der Detailansicht Wiederkehrende Anträge klicken, das Detailfenster öffnet sich und dort auf Bearbeiten klicken. Die ganze Abwesenheitsserien kann bearbeitet werden.

Um einzlne Abwesenheitsanträge innerhalb einer Serie zu bearbeiten auf einen wiederkehrenden Abwesenheitsantrag in der Detailansicht Wiederkehrende Anträge klicken, das Detailfenster öffnet und dort auf alle Abwesenheiten anzeigen klicken.

Abbildung 9: Alle Abwesenheiten anzeigen – Übersicht aller Einträge einer wiederkehrenden Abwesenheitsserie

Der einzelne Abwesenheitsantrag innerhalb einer Serie kann nun über Details im Detailfenster aufgerufen werden, um den einzelen Abwesenheitsantrag in dieser Serie zu bearbeiten und abhängig vom Status genehmigen, ablehnen oder widerrufen zu können.

Abbildung 10: Bearbeitungsmodus wählen – Einzelnen Eintrag oder komplette Serie bearbeiten

Informationen zu Abwesenheiten

Status von Abwesenheiten

Status	Bedeutung
Offen	Antrag eingereicht, noch nicht bearbeitet
Genehmigt	Antrag wurde genehmigt
Abgelehnt	Antrag wurde abgelehnt
Widerrufen	Genehmigter Antrag wurde nachträglich widerrufen
Genehmigt (mit Widerrufsantrag)	Mitarbeitende hat einen Widerruf beantragt
Genehmigt (mit Änderungsantrag)	Mitarbeitende hat eine Änderung beantragt

Nur (Super-)Admins und Vorgesetze können Abwesenheitsanträge genehmigen.

Aktionen für Admins und Führungspersonen:

• Genehmigen – Antrag wird als genehmigt markiert
• Ablehnen – Antrag wird abgelehnt (optional mit Kommentar)
• Widerrufen – bereits genehmigte Abwesenheit rückgängig machen
• Bearbeiten – Abwesenheit anpassen

Mitarbeitende können eigene offene Anträge zurückziehen.

Teil-Abwesenheiten beantragen

Wenn man nur einen Teil des Tages abwesend ist, zum Beispiel bei halbem Tag Krankheit oder halben Ferientagen:

1. Navigation links Abwesenheiten auswählen
2. Button + Hinzufügen auswählen oder direkt in den Tag klicken bei der Kalenderansicht
3. Zwischen Einzele Abwesenheit oder Wiederkehrendem Abwesenheit wählen
4. Tagesabschnitt wählen:
   • Morgen: es wird die Hälfte der Soll-Zeit gutgeschrieben, sofern für diese Abwesenheitsart eine Gutschrift vorgesehen ist
   • Nachmittag: es wird die Hälfte der Soll-Zeit gutgeschrieben, sofern für diese Abwesenheitsart eine Gutschrift vorgesehen ist
   • Individuell: Anzahl der abwesenden Stunden oder Minuten erfassen
5. Mit dem Button Speichern wird die einzelne Abwesenheit beantragt

Auswirkung auf Sollzeit und Istzeiten

Ob eine Abwesenheit die Zeit ersetzt (bezahlt) oder nicht (unbezahlt), wird pro Abwesenheitstyp unter Einstellungen → Abwesenheitstypen festgelegt. Das heisst, dass wenn ein Abwesenheitstyp Zeit ersetzt, wird bei dem Mitarbeitenden die Istzeit am Abwesenheitstag um die entsprechende Zeit gutgeschrieben wird.

Betriebsferien

Betriebsferien ermöglichen es, eine Abwesenheit für eine grössere Gruppe von Mitarbeitenden gleichzeitig zu erstellen – zum Beispiel für eine Betriebsschliessung über Weihnachten.

Abbildung 7: Übersicht aller erfassten Betriebsferien mit Zeitraum und Geltungsbereich

Beim Erstellen von Betriebsferien werden automatisch für alle betroffenen Mitarbeitenden individuelle Abwesenheitsanträge erstellt und sofort genehmigt. Es müssen keine Anträge einzeln gestellt oder genehmigt werden.

Betriebsferien erstellen

1. Unter Abwesenheiten → Betriebsferien auf + Betriebsferien erstellen klicken
2. Bezeichnung eingeben (z. B. «Betriebsferien Sommer 2026»)
3. Zeitraum festlegen (von/bis)
4. Tagesabschnitt auswählen
   • Ganzer Tag: es wird die volle Soll-Zeit als Ist-Zeit gutgeschrieben
   • Morgen: es wird die Hälfte der Soll-Zeit als Ist-Zeit gutgeschrieben
   • Nachmittag: es wird die Hälfte der Soll-Zeit als Ist-Zeit gutgeschrieben
5. Geltungsbereich definieren:
   • Alle Mitarbeitenden
   • Bestimmte Mitarbeitende (Auswahl per Person)

Nach dem Speichern werden die Abwesenheitsanträge automatisch erstellt und genehmigt.

Abbildung 8: Dialog „Betriebsferien erstellen" mit Geltungsbereich-Auswahl

Achtung

Beim Bearbeiten bestehender Betriebsferien werden alle zugehörigen Abwesenheitsanträge gelöscht und neu erstellt. Bereits genehmigte Anträge werden dabei zurückgesetzt.

Hinweis

Wenn bestehende Betriebsferien mit Geltungsbereich Alle Mitarbeitende vorhanden sind, werden automatisch Ferienabwesenheiten für neu hinzugefügte Mitarbeitende erstellt.

Anträge nachträglich genehmigen

Falls einzelne Anträge nicht automatisch erstellt werden konnten (z. B. weil ein Mitarbeitender erst später hinzugefügt wurde), können diese unter den Betriebsferien einzeln oder mit Alle genehmigen nachgenehmigt werden.

Betriebsferien löschen

Beim Löschen werden alle zugehörigen Abwesenheitsanträge ebenfalls gelöscht. Eine Bestätigung wird eingeholt.