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Arbeitsplan

Im Arbeitsplan können die Einsätze der Mitarbeitenden organisiert werden. Dank der Anzeige der aktuellen Kinderzahl lässt sich der Personaleinsatz optimal steuern. Zudem kann der Arbeitsplan problemlos mit den Mitarbeitenden geteilt werden.

Die Abwesenheiten der Mitarbeitenden werden automatisch im Arbeitsplan angezeigt.

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Der Arbeitsplan kann im Entwurfsmodus genutzt werden. Falls dieser nicht aktiviert ist, dann wird jede Änderung im Arbeitsplan automatisch auch in der App angezeigt.

Arbeitsplan

Arbeitsplan einrichten​

Mit den Vorlagen zu Arbeitsschichten müssen für fixe Arbeitsschichten die Zeiten nicht immer neu eingetragen werden.

Basics​

Einsatz hinzufügen​

Einsatz hinzufügen

Ein einzelner Einsatz kann auf drei verschiedene Arten erfasst werden:

  • Via Button Einsatz hinzufügen oben rechts
  • Via Plus-Icon an einem bestimmten Tag
  • Via klick auf einen bestehenden Einsatz

Im nächsten Schritt werden die folgenden Daten erfasst:

  1. Vorlage/Typ auswählen oder auf Typ Individuell klicken
  2. Zeit und optional einen Kommentar eingeben
  3. Mit Speichern bestätigen
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Sobald ein Typ ausgewählt wurde (bspw. Frühschicht) und anschliessend die Zeiten geändert werden, ändert sich die Beschreibung der Schicht auf Individuell. Nur solange alle Angaben so bleiben, wie in der Vorlage definiert wurde, bleibt der Typ bestehen.

Einsatz bearbeiten​

  1. Auf den entsprechenden Einsatz gehen und auf Einsatz bearbeiten klicken
  2. Daten eingeben und mit Speichern bestätigen / Mit Löschen bestätigen

Der Wochentag kann nicht angepasst werden. Dazu muss der Einsatz gelöscht und am entsprechenden Tag wieder neu hinzugefügt werden.

Sitzung planen​

Sitzung hinzufügen
  1. Auf das Kalender Symbol in der obersten Zeile klicken
  2. Titel, Uhrzeit, Mitarbeiter, Ort und Beschreibung anwählen
  3. Option Widerkehrend anwählen wenn gewünscht und dort die entsprechenden Daten eingeschrieben
  4. Mit Speichern bestätigen

Notiz hinzufügen​

Notiz hinzufügen
  1. Auf das Sprechkasten-Symbol bei der untersten Zeile der Gruppe klicken
  2. Gruppe auswählen und Inhalt einfügen
  3. Mit Speichern bestätigen

Pro Gruppe und Tag kann nur eine Notiz hinterlegt werden.

Wiederkehrende Einsätze​

Wiederkehrende Einsätze hinzufügen​

Das Vorgehen bleibt gleich wie beim Punkt Einsatzzeit hinzufügen , nur wird in diesem Schritt ein Häckchen bei Wiederkehrend gesetzt. Diese Konfiguration bedeutet, dass jede 1./2. oder 3. Woche an den ausgewählten Tagen in diesem Zeitraum die Einsätze erscheinen.

Wiederkehrende Einsatzzeit

Wiederkehrende Einsätze bearbeiten​

Symbol wiederkehrende Einsätze
  1. Auf den entsprechenden Einsatz klicken
  2. Auswahl zwischen Nur dieses Element bearbeiten und Dieses und folgende bearbeiten
  3. Daten eingeben und mit Speichern bestätigen / Mit Löschen bestätigen

Der Wochentag kann nicht angepasst werden. Dazu muss der Einsatz gelöscht und am entsprechenden Tag wieder neu hinzugefügt werden.

Bearbeiten

Filter und Optionen​

Es bieten sich folgende Anzeigekonfigurationen:

  • Wochen/2 Wochen/Monatsansicht: Oben links die entsprechende Ansicht wählen
  • Gruppenfilter: Hinterlegte Gruppen ein- und ausblenden
  • Anzeigeoptionen: Wochenenden, Totale, Ungeplante, Gleitzeit Simulation, Sitzungen und Notizen anzeigen lassen
  • Suchfilter für Mitarbeitende

Die Filter und Optionen werden automatisch gespeichert.

Kinderanwesenheiten aus Kidesia und geplanten MitarbeiterInnen​

Innerhalb der hinterlegten Zeitfenster werden die Summe der anwesenden Kinder und die Summe der dazugehörigen Faktoren angezeigt. Zusätzlich ist ersichtlich wie viele MitarbeiterInnen im jeweiligen Zeitfenster geplant sind.

Zeitfenster

Hilfestellung Plan- und Prognosezeiten​

Beim Überfahren (Hovern) der Zeitangaben rechts neben dem Nutzernamen wir dein Tooltip mit vielfälltigen SOLL-, IST-, Plan- und Prognosearbeitszeiten für diese Person angezeigt, welche bei der Planung behilflich sein können.

Beispiel Wochenansicht: SOll-, IST-, Plan- & Prognosezeiten

Die angezeigten Zeiten im Tooltip passen sich immer an den ausgewählten Zeitraum an (d.h. Wochen/2 Wochen/Monatsansicht) -> ausgenommen davon ist die aktuelle Gleitzeit.

Abschnitt Planung​

Beispiel Tooltip: Planzeiten
  • Zeile "Möndli": Zeigt für den gewählten Zeitraum für wie viele Stunden und Minuten die Person im Arbeitsplan geplant ist. In unserem Beispiel wurde die Person für den Zeitraum von einer Woche für 25 Stunden und 30 Minuten eingeplant. Der Name "Möndli" bezieht sich auf den Gruppennamen in unserem Beispiel und kann von Mandant zu Mandant unterschiedlich sein.
  • Zeile Abwesenheiten: Zeigt für den gewählten Zeitraum für wie viele Stunden und Minuten die Person Abwesenheiten hinterlegt hat. In unserem Beispiel wurde eine Abwesenheit im Umfang von 8 Stunden und 24 Minuten hinterlegt.
  • Zeile Total geplant: Zeigt die Summe der beiden Werte "Möndli" und "Abwesenheiten" aus, also die gesamte geplante Zeit für den gewählten Zeitraum. In unserem Beispiel werden die Werte 25 Stunden und 30 Minuten plus die 8 Stunden und 24 Minuten addiert und ergeben 33 Stunden und 54 Minuten.
  • Zeile Soll (Vertrag): Zeigt für den ausgewählten Zeitraum die SOLL-Zeit gemäss hinterlegtem Vetrag auf der Person. In unserem Beispiel hat die Person eine Soll-Zeit von 42 Stunden (pro Woche).
  • Zeile Differenz zur Planung: Zeigt die Differenz zwischen den beiden Werten "Total geplant" und "Soll (Vertrag)", also wie viel Zeit noch eingeplant werden müssten, um die vertragliche Soll-Zeit zu erreichen. In unserem Beispiel wurde die Person für 33 Stunden 54 Minuten geplant, hat aber eine Soll-Zeit von 42 Stunden. Somit müssten noch 8 Stunden und 6 Minuten im Arbeitsplan eingetragen werden, um die vertragliche Soll-Zeit zu erreichen.

Abschnitt Gleitzeit Prognose​

Ist der Abschnitt "Gleitzeit Prognose" im Tooltip nicht ersichtlich kann dies über Anzeigeoptionen eingeblendet werden.

Beispiel Tooltip: Prognosezeiten
  • Zeile Start des Zeitraums: Zeigt die Prognose des Gleitzeitkontingents aufgrund der geplanten Schichten im Arbeitsplan zu Beginn des ausgewählten Zeitraums. In unserem Beispiel startet die Person in die angeschaut Woche mit einem Gleitzeitsaldo von +6 Minuten.
  • Zeile Ende des Zeitraums: Zeigt die Prognose des Gleitzeitkontingents am Ende des ausgewählten Zeitraums. Es wird der Wert "Start des Zeitraums" mit dem Wert "Differenz zur Planung" addiert. In unserem Beispiel hat die Person eine Differenz zur Planung von minus 8 Stunden und 6 Minuten - diese Zeit wird mit +6 Minuten (Start des Zeitraums) addiert wodurch sich eine prognostizierte Gleitzeit von -8 Stunden für Ende der Woche ergibt.
  • Aktuelle Gleitzeit: Zeit die aktuelle Gleitzeit der Person, also das effektive Saldo von Soll-Zeit minus erfasster Ist-Zeit. Die aktuelle Gleitzeit ist immer nur bis gestern verfügbar.

Arbeiten im Entwurfsmodus​

Im Entwurfsmodus werden Änderungen den Mitarbeitenden nicht automatisch im App angezeigt. Die Änderungen müssen zuerst freigegeben werden. Der Entwurfsmodus kann in den Einstellungen zum Arbeitsplan aktiviert werden.

Alternativ kann in den Einstellungen auch festgelegt werden, wie weit im Voraus die Änderungen sichtbar sein sollen.

Änderungen veröffentlichen/verwerfen​

  1. Rechts oberhalb der jeweiligen Gruppe auf die drei Punkte beim Entwurf klicken
  2. Auswahl zwischen Veröffentlichen und Verwerfen
Symbol wiederkehrende Einsätze
caution

Wenn der Entwurfsmodus zum ersten Mail aktiviert wird, müssen alle bisherigen Einträge noch veröffentlicht werden. Beim Klick auf Verwerfen werden anonsten alle bestehenden Einträge der jeweiligen Woche/ des Monats gelöscht.

Arbeitsplan teilen​

Per Mail​

  1. Klick auf das E-Mail Symbol oben rechts
  2. Betreff, Nachricht und Datum eingeben. Gruppen und sonstige Optionen anpassen
  3. Mit Senden bestätigen

Per PDF​

  1. Recht oben auf das PDF Icon klicken
  2. Woche/Monat auswählen, Gruppen und Optionen konfigurieren
  3. Auf Herunterladen klicken

Per App​

Ohne Entwurfsmodus​

Alle Änderungen werden zeitgleich in der timesia-App angezeigt.

Mit Entwurfsmodus​

  1. Oben rechts im Arbeitsplan der entsprechenden Woche/des Monats auf die drei Punkte klicken.
  2. Anschliessend Veröffentlichen anwählen. Die eingetragenen Änderungen sind nun in der App ersichtlich.