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Arbeitsplan

Im Arbeitsplan können die Einsätze der Mitarbeitenden organisiert werden. Dank der Anzeige der aktuellen Kinderzahl lässt sich der Personaleinsatz optimal steuern. Zudem kann der Arbeitsplan problemlos mit den Mitarbeitenden geteilt werden.

Die Abwesenheiten der Mitarbeitenden werden automatisch im Arbeitsplan angezeigt.

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Der Arbeitsplan kann im Entwurfsmodus genutzt werden. Falls dieser nicht aktiviert ist, dann wird jede Änderung im Arbeitsplan automatisch auch in der App angezeigt.

Arbeitsplan

Arbeitsplan einrichten​

Mit den Vorlagen zu Arbeitsschichten müssen für fixe Arbeitsschichten die Zeiten nicht immer neu eingetragen werden.

Basics​

Einsatzzeit hinzufügen​

Ein einzelner Einsatz kann auf drei verschiedene Arten erfasst werden:

  • Via Button Einsatz hinzufügen oben rechts
  • Via Plus-Icon an einem bestimmten Tag
  • Via klick auf einen bestehenden Einsatz

Im nächsten Schritt werden die folgenden Daten erfasst:

  1. Vorlage/Typ auswählen oder auf Typ Individuell klicken
  2. Zeit und optional einen Kommentar eingeben
  3. Mit Speichern bestätigen
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Sobald ein Typ ausgewählt wurde (bspw. Frühschicht) und anschliessend die Zeiten geändert werden, ändert sich die Beschreibung der Schicht auf Individuell. Nur solange alle Angaben so bleiben, wie in der Vorlage definiert wurde, bleibt der Typ bestehen.

Einsatzzeit bearbeiten​

  1. Auf den entsprechenden Einsatz gehen und auf Einsatz bearbeiten klicken
  2. Daten eingeben und mit Speichern bestätigen / Mit Löschen bestätigen

Der Wochentag kann nicht angepasst werden. Dazu muss der Einsatz gelöscht und am entsprechenden Tag wieder neu hinzugefügt werden.

Sitzung planen​

  1. Auf das Kalender Symbol in der obersten Zeile klicken
  2. Titel, Uhrzeit, Mitarbeiter, Ort und Beschreibung anwählen
  3. Option Widerkehrend anwählen wenn gewünscht und dort die entsprechenden Daten eingeschrieben
  4. Mit Speichern bestätigen

Notiz hinzufügen​

  1. Auf das Sprechkasten-Symbol bei der untersten Zeile der Gruppe klicken
  2. Gruppe auswählen und Inhalt einfügen
  3. Mit Speichern bestätigen

Pro Gruppe und Tag kann nur eine Notiz hinterlegt werden.

Wiederkehrende Einsätze​

Wiederkehrende Einsatzzeit hinzufügen​

Das Vorgehen bleibt gleich wie beim Punkt Einsatzzeit hinzufügen , nur wird in diesem Schritt ein Häckchen bei Wiederkehrend gesetzt. Diese Konfiguration bedeutet, dass jede 1./2. oder 3. Woche an den ausgewählten Tagen in diesem Zeitraum die Einsätze erscheinen.

Wiederkehrende Einsatzzeit

Wiederkehrende Einsatzzeit bearbeiten​

  1. Auf den entsprechenden Einsatz klicken
  2. Auswahl zwischen Nur dieses Element bearbeiten und Dieses und folgende bearbeiten
  3. Daten eingeben und mit Speichern bestätigen / Mit Löschen bestätigen

Der Wochentag kann nicht angepasst werden. Dazu muss der Einsatz gelöscht und am entsprechenden Tag wieder neu hinzugefügt werden.

Symbol wiederkehrende Einsätze

Filter und Optionen​

Es bieten sich folgende Anzeigekonfigurationen:

  • Wochen/2 Wochen/Monatsansicht: Oben links die entsprechende Ansicht wählen
  • Gruppenfilter: Hinterlegte Gruppen ein- und ausblenden
  • Anzeigeoptionen: Wochenenden, Totale, Ungeplante, Sitzungen und Notizen anzeigen lassen
  • Suchfilter für Mitarbeitende

Die Filter und Optionen werden automatisch gespeichert.

Anzeige der Anwesenheiten aus Kidesia​

Innerhalb der hinterlegten Zeitfenster werden die Summe der anwesenden Kinder und die Summe der dazugehörigen Faktoren angezeigt.

Arbeiten im Entwurfsmodus​

Im Entwurfsmodus werden Änderungen den Mitarbeitenden nicht automatisch im App angezeigt. Die Änderungen müssen zuerst freigegeben werden. Der Entwurfsmodus kann in den Einstellungen zum Arbeitsplan aktiviert werden.

Alternativ kann in den Einstellungen auch festgelegt werden, wie weit im Voraus die Änderungen sichtbar sein sollen.

Änderungen veröffentlichen/verwerfen​

  1. Rechts oberhalb der jeweiligen Gruppe auf die drei Punkte beim Entwurf klicken
  2. Auswahl zwischen Veröffentlichen und Verwerfen
Symbol wiederkehrende Einsätze
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Wenn der Entwurfsmodus zum ersten Mail aktiviert wird, müssen alle bisherigen Einträge noch veröffentlicht werden. Beim Klick auf Verwerfen werden anonsten alle bestehenden Einträge der jeweiligen Woche/ des Monats gelöscht.

Arbeitsplan teilen​

Per Mail​

  1. Klick auf das E-Mail Symbol oben rechts
  2. Betreff, Nachricht und Datum eingeben. Gruppen und sonstige Optionen anpassen
  3. Mit Senden bestätigen

Per PDF​

  1. Recht oben auf das PDF Icon klicken
  2. Woche/Monat auswählen, Gruppen und Optionen konfigurieren
  3. Auf Herunterladen klicken

Per App​

Ohne Entwurfsmodus​

Alle Änderungen werden zeitgleich in der timesia-App angezeigt.

Mit Entwurfsmodus​

  1. Oben rechts im Arbeitsplan der entsprechenden Woche/des Monats auf die drei Punkte klicken.
  2. Anschliessend Veröffentlichen anwählen. Die eingetragenen Änderungen sind nun in der App ersichtlich.