Erste Schritte

Dieser Leitfaden führt Sie durch die wesentlichen Schritte, um Timesia in Ihrer Organisation einzurichten – auch wenn Sie erst im Laufe des Jahres starten.

Empfohlene Reihenfolge

Schritt 0 – Grundkonfiguration

Bevor Sie Mitarbeitende erfassen, richten Sie die Einstellungen Ihrer Organisation ein:

Vertragsprofile erstellen unter Einstellungen → Vertragsprofile
Abwesenheitstypen definieren (Ferien, Krankheit, Kompensation, etc.) unter Einstellungen → Abwesenheitstypen
Feiertage importieren oder manuell erfassen unter Einstellungen → Feiertage
Gruppen und Standorte anlegen unter Einstellungen → Gruppen & Standorte

Schritt 1 – Mitarbeitende erfassen

Legen Sie alle Mitarbeitenden an und hinterlegen Sie deren Verträge:

Mitarbeitenden erstellen unter Mitarbeitende → Neuer Mitarbeitender
Vertrag hinzufügen (Profil, Pensum, Wochenplan, Gültigkeitsdatum)
Gruppen- und Standortzuweisung vornehmen
Rollen vergeben (Admin, Gruppenleitung, etc.)

Nach dem Speichern kann eine Einladungs-E-Mail versandt werden, damit sich die Person registrieren kann. Die Registrierungs-E-Mail kann auch zu einem späteren Zeitpunkt versendet werden.

Schritt 2 – Historische Daten nacherfassen (Jahresmitte-Start)

Wenn Sie Timesia nicht per 1. Januar starten:

Vergangene Ferien vom laufenden Jahr nacherfassen (Kalender)
Ferienüberträge aus dem Vorjahr als Ferienanpassung hinterlegen (Mitarbeitende -> Anpassungen -> Ferienanpassungen)

Schritt 3 – Mitarbeitende einladen

Über Mitarbeitende → Alle Mitarbeitenden einladen können auf einen Schlag alle noch nicht eingeladenen Personen per Registrierungs-E-Mail eingeladen werden.

Schritt 4 - Gleitzeitsaldo nachtragen

Über Einstellungen -> Startsaldo kann das Startdatum für die Zeiterfassung und das aktuelle Gleitzeitsaldo (Über-/Unterstunden) hinterlegt werden