Erste Schritte

Dieser Leitfaden führt Sie in der empfohlenen Reihenfolge durch die Einrichtung von Timesia – von den Grundeinstellungen über die Verträge der Mitarbeitenden bis zur Freischaltung der Zugänge.

Gemeinsam einrichten

Sie müssen die Einrichtung nicht allein machen. Gerne gehen wir diese Schritte in einer Konfigurationssitzung gemeinsam mit Ihnen durch. Melden Sie sich einfach bei uns:

• E-Mail: office@kidesia.ch
• Telefon: +41 44 585 13 19

Bevor Sie beginnen

Lesen Sie zuerst die Grundkonzepte. Sie erklären, warum jedes Jahr für sich berechnet wird, wie Pensum und Wochenplan zusammenspielen und wie der Ferienanspruch aus den Verträgen berechnet wird.

Schritt 1 – Gruppen & Standorte

Unter Einstellungen → Gruppen & Standorte bilden Sie die Struktur Ihrer Organisation ab: Standorte sind die übergeordneten Einheiten, Gruppen gehören jeweils zu einem Standort.

1. Standorte mit + Standort hinzufügen anlegen.
2. Pro Standort die Gruppen mit + Gruppe hinzufügen anlegen.
3. Bei Bedarf die Reihenfolge mit Reihenfolge anpassen festlegen. Sie gilt auch im Arbeitsplan.

Tipp

Nutzen Sie bereits Kidesia, werden die Gruppen von dort automatisch übernommen und mit einem Link-Symbol markiert. Sie müssen sie in Timesia nicht neu anlegen.

Mehr dazu: Gruppen & Standorte

Schritt 2 – Vertragsprofile

Ein Vertragsprofil beschreibt eine 100 %-Stelle: Stunden pro Woche und Ferientage pro Jahr. Alle Verträge der Mitarbeitenden beziehen sich auf ein Profil und leiten daraus Sollzeit und Ferienanspruch ab.

1. Einstellungen → Vertragsprofile öffnen.
2. Mit + Vertragsprofil hinzufügen ein Profil erstellen, z. B. «Fachpersonal» mit 42 h/Woche und 25 Ferientagen.
3. Für weitere Anstellungskategorien mit anderen Grundbedingungen (z. B. Lernende oder Praktikant*innen) je ein eigenes Profil anlegen.
4. Das am häufigsten verwendete Profil als Standardprofil markieren. Es wird bei neuen Verträgen vorausgewählt.

Mehr dazu: Vertragsprofile

Schritt 3 – Mitarbeitende erfassen

1. Unter Mitarbeitende auf + Neuer Mitarbeitender klicken.
2. Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse (wird für Einladung und Login verwendet) und Funktion erfassen und speichern.
3. Im Profil unter Gruppen die Person ihren Gruppen zuweisen. Die Gruppe bestimmt, wo die Person im Arbeitsplan erscheint und welche Gruppenleitung für sie zuständig ist.
4. Unter Rollen die Systemrolle (Mitarbeitende, Admin, Superadmin) und allfällige Führungsrollen (Gruppenleitung, Standortleitung, vorgesetzte Person) vergeben.

Tipp

Die Einladung müssen Sie noch nicht versenden. Richten Sie zuerst Verträge und Einstellungen ein und laden Sie alle Mitarbeitenden am Schluss gesammelt ein (siehe Schritt 8).

Mehr dazu: Mitarbeiterliste, Rollen & Gruppen, Rollen & Berechtigungen

Schritt 4 – Vertrag hinterlegen

Ohne gültigen Vertrag kann Timesia für eine Person weder Sollzeit noch Ferien berechnen, und es können keine Zeiten erfasst werden.

1. Im Profil der Person den Tab Verträge öffnen und auf + Vertrag hinzufügen klicken.
2. Vertragsprofil und Vertragsart wählen (Vollzeit, Teilzeit oder Stundenlohn).
3. Bei Teilzeit das Pensum in Prozent erfassen.
4. Im Wochenplan die Halbtage anwählen, an denen die Person arbeitet.
5. Gültig von setzen.
6. Standort, Berufsbezeichnung und Funktion ergänzen und speichern.

Einführung im Laufe des Jahres

Führen Sie Timesia nicht per 1. Januar ein, datieren Sie jeden Vertrag auf den 1. Januar zurück, oder auf das Eintrittsdatum, falls die Person später eingetreten ist. Nur so stimmt der Ferienanspruch für das ganze Jahr. Details unter Einführung im Laufe des Jahres.

Nach dem Speichern zeigt der Vertrag die Wochensollzeit und den jährlichen Ferienanspruch in Tagen und Stunden. Prüfen Sie hier, ob die Werte den Erwartungen entsprechen (siehe Grundkonzepte).

Mehr dazu: Verträge, Berechnungsarten

Schritt 5 – Feiertage

Feiertage reduzieren die Sollzeit. Jeder Standort verwendet einen Feiertagskalender. Welcher für eine Person gilt, ergibt sich aus dem Standort auf ihrem Vertrag.

1. Unter Einstellungen → Feiertage den Standard-Feiertagskalender öffnen.
2. Über Feiertage bearbeiten → Feiertage importieren die offiziellen Feiertage Ihres Kantons für das laufende Jahr importieren.
3. Zusätzliche Feiertage (z. B. ein freier Nachmittag vor Weihnachten) mit + Eigener Feiertag hinzufügen erfassen.
4. Nur bei Standorten in verschiedenen Kantonen: weitere Feiertagskalender anlegen und unter Gruppen & Standorte dem Standort zuweisen.
5. Die Berechnungsmethode festlegen.

Die zwei Berechnungsmethoden

Die Methode legt fest, wie viel Sollzeit ein Feiertag Teilzeitmitarbeitenden gutschreibt. Sie baut auf Pensum und Wochenplan aus Schritt 4 auf.

• Effektive Arbeitstage: Der Feiertag zählt nur, wenn er auf einen Halbtag im Wochenplan fällt. Dann wird die Sollzeit dieses Tages gutgeschrieben.
• Pro-Rata Arbeitspensum: Jeder Feiertag zählt, unabhängig vom Wochenplan. Gutgeschrieben wird ein durchschnittlicher Arbeitstag, also ein Fünftel der Wochensollzeit.

Beispiel: Vertragsprofil mit 42 h/Woche, Vertrag mit 60 % Pensum (25 h 12 min/Woche). Die Person arbeitet Montag bis Mittwoch ganztags, ihre Sollzeit an diesen Tagen ist also 8 h 24 min.

Feiertag	Effektive Arbeitstage	Pro-Rata Arbeitspensum
Am Montag (die Person arbeitet)	8 h 24 min	5 h 02 min
Am Freitag (die Person arbeitet nicht)	Keine Gutschrift	5 h 02 min

Bei Effektive Arbeitstage profitiert also nur, wer am Feiertag gearbeitet hätte, dafür im vollen Umfang des Arbeitstages. Bei Pro-Rata Arbeitspensum erhalten alle Mitarbeitenden bei jedem Feiertag dieselbe Gutschrift im Verhältnis zu ihrem Pensum, unabhängig von ihrem Wochenplan.

Mehr dazu: Feiertage

Schritt 6 – Abwesenheitstypen

Abwesenheitstypen legen fest, welche Abwesenheiten erfasst werden können und ob sie die Sollzeit als Arbeitszeit gutschreiben.

1. Unter Einstellungen → Abwesenheitstypen die vorhandenen Typen prüfen. Ferien, Kompensation und Krankheit sind immer vorhanden.
2. Bei Bedarf weitere Typen mit + Abwesenheitstyp hinzufügen erstellen, z. B. Unfall, Weiterbildung oder Mutterschaft.
3. Pro Typ festlegen, ob Zeit gutgeschrieben wird:
   • Ja (bezahlt, z. B. Krankheit): Die Sollzeit des Tages wird als Istzeit angerechnet, die Gleitzeit bleibt unverändert.
   • Nein (z. B. Kompensation): Es wird keine Zeit angerechnet, die Gleitzeit sinkt um die Sollzeit.
4. Nur aktive Typen können von Mitarbeitenden in der App beantragt werden.

Einführung im Laufe des Jahres

Erfassen Sie jetzt die im laufenden Jahr bereits bezogenen Ferien und das Ferienguthaben aus dem Vorjahr. Siehe Einführung im Laufe des Jahres.

Mehr dazu: Abwesenheitstypen, Abwesenheiten

Schritt 7 – Erfassungsmethoden

Unter Einstellungen → Erfassungsmethoden legen Sie fest, wie Mitarbeitende ihre Arbeitszeit erfassen. Die Methoden lassen sich pro Person kombinieren.

Methode	So wird erfasst	Typischer Einsatz
Manuell	Die Person erfasst Start- und Endzeit selbst in der Timesia App oder checkt ein und aus.	Standardmethode
Vom Arbeitsplan	Die Zeiten werden automatisch aus dem freigegebenen Arbeitsplan übernommen.	Organisationen, die den Arbeitsplan nutzen
Tablet vor Ort	Die Person stempelt mit ihrem PIN am Timesia Terminal ein und aus.	Stempeln beim Betreten und Verlassen

1. Die Standardmethode wählen. Sie gilt für alle Mitarbeitenden ohne eigene Einstellung.
2. In der Tabelle für einzelne Personen abweichende Methoden anhaken.

Auswirkung auf die Timesia App

Die Methode bestimmt, was Mitarbeitende in der App selbst ändern dürfen:

• Mit Manuell können Mitarbeitende ihre Zeiteinträge direkt erfassen und bearbeiten, solange der Tag nicht bestätigt ist.
• Mit Vom Arbeitsplan oder Tablet vor Ort können sie Zeiten nicht direkt ändern. Eine Korrektur reichen sie als Änderungsantrag ein, den eine Führungsperson oder ein Admin unter Kontrollzentrum → Änderungsanträge genehmigt. Erst dann ändert sich die Gleitzeit.

Pausen als Dauer oder als Zeitspannen

Legen Sie jetzt auch fest, wie Pausen erfasst werden. Standardmässig wird pro Zeiteintrag eine Pausendauer in Minuten erfasst. Möchten Sie wissen, wann die Pausen stattgefunden haben, oder mehrere Pausen pro Eintrag festhalten, aktivieren Sie unter Einstellungen → Funktionen die Funktion Pausen als Zeitspannen. Dann werden Pausen mit Von- und Bis-Zeit erfasst, z. B. «12:00–12:30» und «15:00–15:15», und die Pausendauer wird daraus berechnet.

Die Einstellung gilt für Zeiteinträge, Änderungsanträge, Einsatztypen und den Arbeitsplan. Entscheiden Sie sich am besten vor dem Erfassen der Einsatztypen und bevor die Mitarbeitenden Zeiten erfassen. Ein späteres Umschalten ist möglich, bereits erfasste Einträge behalten dann aber nur ihre Pausendauer.

Mehr dazu: Erfassungsmethoden, Pausen als Zeitspannen, Änderungsanträge, Timesia Terminal

Schritt 8 – Zugang gewähren

Sind Verträge und Einstellungen vollständig, laden Sie die Mitarbeitenden ein.

Einführung im Laufe des Jahres

Setzen Sie vor der Einladung das Startsaldo, damit die Mitarbeitenden in der App gleich den richtigen Gleitzeitsaldo sehen.

1. Unter Mitarbeitende über Alle Mitarbeitenden einladen (E-Mail-Symbol oben rechts) alle noch nicht eingeladenen Personen auf einmal einladen. Einzelne Personen laden Sie in ihrem Profil mit Einladung erneut senden ein.
2. Die Mitarbeitenden setzen über den Link in der E-Mail ihr Passwort.
3. Anschliessend melden sie sich in der Timesia App an (App Store, Google Play oder im Browser).
4. Wer am Terminal stempelt, setzt in der App unter Profil seinen PIN.

In der Mitarbeiterliste sehen Sie den Status jeder Person: Nicht eingeladen (grau), Einladung ausstehend (orange) oder Aktives Konto (grün).

Tipp

Admins sollten ihr eigenes Konto mit der Zwei-Faktor-Authentifizierung absichern.

Mehr dazu: Login & Zugang, Mitarbeiterliste

Wie weiter?

• Planen Sie Einsätze im Arbeitsplan? Weiter mit Erste Schritte im Arbeitsplan.
• Welche Anträge, Kontrollen und Berichte im laufenden Betrieb anfallen, finden Sie unter Nach der Einrichtung.