Arbeitsplan

Der Arbeitsplan ermöglicht die Planung von Diensten und Besprechungen sowie Erfassung von Notizen für alle Gruppen und Standorte. Er zeigt neben den geplanten Einsätzen auch Abwesenheiten und optional Zeitfenster mit den Kinderzahlen/-faktoren.

Hinweis

Unter Einstellungen → Einsatztypen können wiederverwendbare Schichtvorlagen mit fixer Start-/Endzeit, Farbe und Kurzname hinterlegt werden. Das spart Zeit bei der wiederkehrenden Planung.

Ansicht

Abbildung 1: Arbeitsplan – Monatsübersicht mit Einsätzen, Abwesenheiten, Entwurfsstatus und Stundentotalen pro Tag

Filteroptionen:

• Ansicht Zeitraum - Tages-, Wochen-, Zweiwochen- oder Monatsansicht
• Gruppen - Standorte/Gruppen ein- oder ausblenden
• Suchen - Textsuche nach Mitarbeitende
• Gruppen zusammenfassen (Mehrpersonensymbol) - Textsuche nach Mitarbeitende
• Nicht geplante Mitarbeitende ausblenden - Nicht geplante Mitarbeitden ein- bzw. ausblenden
• Meetings ausblenden - Zeile Meetings im Arbeitsplan ein- bzw. ausblenden
• Noitzen ausblenden - Zeile Notizen im Arbeitsplan ein- bzw. ausblenden
• Summen ausblenden - Zeitfenster mit Kinderzahlen/-faktoren ein- bzw ausblenden
• Wochenenden anzeigen/ausblenden (Sofasymbol) – Kompaktere Darstellung ohne Samstag/Sonntag
• Immer ganze Woche anzeigen - Volle Wochen (Monat bis Freitag bzw. Sonntag) innerhalb der gewählten Zeitperiode anzeigen
• Prognose anzeigen - Gleitzeitprognose zu Periodenbeginn und -ende im Tooltip bei Mitarbeitenden ein- bzw. ausblenden

Mitarbeitende ohne Teamzuweisung (z. B. Springer) werden im Arbeitsplan im Bereich ohne Zuweisung angezeigt und können dort regulär eingeplant werden.

Zeitfenster:

Zeitfenster zeigen im Arbeitsplan visuell an, zu welchen Zeiten wie viele Kinder anwesend sind. Sie werden unter Einstellungen → Einsatztypen & Zeitfenster konfiguriert.

Hinweis

Wichtig für die Planung:

• Nur Mitarbeitende, die das komplette Zeitfenster abdecken, werden gezählt. Werden Schichten nur teilweise besetzt (beispielsweise nur eine Stunde eines zweistündigen Slots), findet keine Anrechnung statt.
• Kinder hingegen werden in einem Zeitfenster auch ausgewiesen, wenn diese nicht während dem gesamten Zeitfenster anwesend sind (beispielsweise nur eine halbe Stunden eines stündigen Slots).

Basics

(Wiederkehrende) Einsätze sowie Besprechungen und Notizen hinzufügen, bearbeiten und löschen.

Einsatz hinzufügen

Mit einem Klick den Button + Hinzufügen kann ein Einsatz hinzugefügt werden.

Abbildung 2: Dialog „Einsatz hinzufügen" mit Einsatztyp, Zeiten, Kommentar und optionaler Wiederkehrung

Alternativ kann mit einem Klick auf einen leere Zelle im Arbeitsplan kann unter Eintrag hinzufügen eine Schicht angewählt und mit speichern hinzugefügt werden. Wird der Filter Nach Gruppen gruppiert angewendet, wird die Schicht automatisch auf der entsprechenden Gruppe geplant.

Abbildung 3: Schicht hinzufügen – Detailansicht mit Schichtinformationen

Wiederkehrende Einsätze

Einsätze können als Wiederkehrung über mehrere Wochen geplant werden. Beim Erstellen kann das ein Start- und Enddatum, Intervall (jede Woche, alle 2 Wochen, etc.) und die Wiederholungstage definiert werden.

Hinweis

Beim Hinzufügen einer Schicht über eine leere Zelle im Arbeitsplan kann auf Weitere Optionen geklickt werden, um Wiederholungen einer Schicht zu planen.

Wiederkehrende Einsätze sind mit zwei Pfeilen im rechten oberen Ecken der Schicht visuell gekennzeichnet:

Abbildung 4: Wiederkehrende Einsätze Icon – Zwei Pfeile kennzeichnen wiederkehrende Schichten

Individuelle Schichten

Anstelle einer vordefininerten Schicht, kann eine individuelle Schicht geplant werden. Beim Hinzufügen einer Schicht dafür den Einsatztyp Benutzerdefiniert anwählen.

Feld	Beschreibung
Einsatztyp	Benutzerdefiniert
Startzeit	Beginn des Einsatzes
Endzeit	Ende des Einsatzes
Pause	Pausendauer in Minuten

Einsatz bearbeiten und löschen

Mit einem Klick auf eine bestehende Schicht im Arbeitsplan unter aktuelle Einträge die entsprechende Schicht anwählen.

Abbildung 5: Schicht bearbeiten – Auswahl ob einzelner oder wiederkehrender Einsatz angepasst werden soll

Handelt es sich um einen wiederkehrenden Eintrag, kann gewählt werden, ob nur dieser Einsatz oder diesen und alle zukünftigen Einsätze bearbeitet werden sollen.

Abbildung 6: Wiederkehrende Schicht bearbeiten – Dialog zur Auswahl welche Einträge angepasst werden sollen

Es ist zudem möglich eine Schicht im Bearbeitungsmodus zu löschen.

Schnellbearbeitung

Der Modus Schnellbearbeitung beschleunigt das Planen: Statt jede Schicht einzeln über den Dialog zu erfassen, wird eine vordefinierte Schicht ausgewählt und anschliessend mit einem Klick auf die entsprechenden Tage im Arbeitsplan angewendet.

1. Oben in der Leiste auf das Blitz-Symbol klicken, um die Schnellbearbeitung zu aktivieren
2. In der eingeblendeten Leiste die gewünschte Schicht auswählen
3. Auf die entsprechenden Tage im Arbeitsplan klicken – die Schicht wird direkt gesetzt

Abbildung 7: Schnellbearbeitung – Blitz-Symbol zum Aktivieren und Leiste mit den vordefinierten Schichten

Zusätzlich können Schichten per Drag and Drop in den Arbeitsplan gezogen werden. So lassen sich Einsätze noch schneller erstellen und anpassen.

Abwesenheiten

Genehmigte Abwesenheiten (z.B. Ferien, Krankheit, etc.) sind direkt im Arbeitsplan ersichtlich.

Abbildung 8: Abwesenheiten im Arbeitsplan – Angezeigte Abwesenheiten nach Typ

Abwesenheiten können auch direkt im Arbeitsplan hinzugefügt werden. Dazu auf die entsprechende Zelle des Mitarbeitenden klicken – im Detailfenster steht zuunterst der Button + Abwesenheit hinzufügen.

Abbildung 9: Abwesenheit im Arbeitsplan hinzufügen – Button „+ Abwesenheit hinzufügen" im Detailfenster

Die genehmigten Abwesenheiten können direkt im Arbeitsplan mit Klick auf die Abwesenheiten unter Aktuelle Einträge bearbeitet werden.

Alle Informationen zur Bearbeitung von Abwesenheiten findet sich unter Abwesenheiten bearbeiten.

Meetings / Notizen hinzufügen und bearbeiten

• Pro Tag können mehrer Sitzungen und Notizen hinzugefügt werden.
• Meetings werden auf Mitarbeitende hinterlegt.
• Notizen werden auf eine oder mehrere Gruppen hinterlegt.

Meetings hinzufügen:

1. Auf das Plus in der Zeile **Meetings” beim entsprechenden Tag klicken
2. Titel der Besprechung vergeben
3. Start- und Endzeit eintragen
4. Teilnehmende Mitarbeitende auswählen
5. (optional) Ort definieren
6. (optional) Beschreibung hinzufügen
7. (optinal) mit Klick auf Wiederkehrend die Besprechung wiederkehrend hinterlegen
8. Erstellen

Meetings bearbeiten und löschen:

1. In Zeile *Meetings auf entsprechenden Tag klicken -> alle geplanten Sitzungen sind ersichtlich
2. Entsprechende Sitzung auswählen
3. Sitzung bearbeiten und mit Speichern bestätigen oder über Löschen Sitzung löschen

Notizen hinzufügen:

1. Auf das Plus in der Zeile **Notizen” beim entsprechenden Tag klicken
2. (optional) zusätzliche Gruppe hinzufügen
3. Notize eintragen
4. Speichern

Notiz bearbeiten und löschen:

1. In Zeile Notizen auf bestehende Notiz(en) am ensprechenden Tag klicken
2. Notiz anwählen
3. Notiz bearbeiten und mit Speichern bestätigen oder über Löschen Notiz löschen

Konflikte

Überschneidende Einsätze werden visuell markiert. Im Arbeitsplan sind die Konfliktschichten rot umrandet und in der Arbeitsansicht können alle bestehenden Konfligte über den Button Konflikte augerufen und direkt bearbeitet bzw. gelöscht werden.

Abbildung 10: Dialog „Schichtkonflikte" – Übersicht aller überschneidenden Einsätze mit Möglichkeit zur direkten Bearbeitung

Je nach Konfiguration kann eine Woche mit Konflikten nicht veröffentlicht werden. Die Einstellung dazu findet sich unter Einstellungen → Freigabe & Sichtbarkeit.

Arbeitsplan freigeben

Im Entwurfsmodus werden Änderungen den Mitarbeitenden nicht automatisch in der Timesia App angezeigt. Die Änderungen müssen zuerst freigegeben werden. Der Entwurfsmodus kann in den Einstellungen → Freigabe & Sichtbarkeit` zum Arbeitsplan aktiviert werden.

Alternativ kann in den Einstellungen → Freigabe & Sichtbarkeit` auch festgelegt werden, wie weit im Voraus die Änderungen in der Timesia App sichtbar sein sollen.

Push-Benachrichtigung

Eine Push-Benachrichtigung wird nur ausgelöst, wenn im Entwurfsmodus gearbeitet und die Einsätze anschliessend freigegeben werden. Die betroffenen Mitarbeitenden erhalten dann automatisch eine Benachrichtigung in der Timesia App.

Voraussetzung ist, dass die Benachrichtigungen auf dem Handy der Mitarbeitenden aktiviert sind. Ob die Benachrichtigungen aktiviert sind, ist in der Timesia App unter Profil → Einstellungen → Benachrichtigungen ersichtlich (rot markiert).

Abbildung 11: Benachrichtigungen in der Timesia App – Anzeige, ob Push-Benachrichtigungen für das Gerät aktiviert sind

Freigabe eines Arbeitsplans im Entwurfmodus:

1. Im gelben Balken Entwurf der jeweiligen Gruppe auf den Pfeil klicken
2. Auswahl zwischen Freigeben und Verwerfen

Abbildung 12: Arbeitsplan freigeben – Dialog zur Auswahl zwischen Freigeben und Verwerfen

Tipp

Der Entwurfsmodus eignet sich, wenn Pläne erst intern abgestimmt werden sollen, bevor sie veröffentlicht werden.

Per Mail

1. Klick auf das E-Mail Symbol oben rechts
2. Zeitraum, Betreff, Nachricht und Datum eingeben. Gruppen und sonstige Optionen anpassen
3. Mit E-Mail senden bestätigen

Abbildung 13: Dialog „Arbeitsplan per E-Mail senden" – Gruppen, Betreff und Nachricht mit Platzhaltern konfigurieren

Per PDF

1. Recht oben auf das PDF Icon klicken
2. Woche/Monat und Datum auswählen, Gruppen und Optionen konfigurieren
3. Auf Herunterladen klicken

Abbildung 14: Dialog „PDF herunterladen" – Zeitraum, Gruppen und Darstellungsoptionen auswählen

Feiertage werden im PDF mit grünem Hintergrund hinter dem Datum hervorgehoben.

Hinweis

Die im Export-Dialog angepassten Optionen (Zeitraum, Gruppen, Anzeigeoptionen) werden gespeichert und beim nächsten PDF-Export wieder vorausgefüllt.

Reihenfolge Gruppen und Mitarbeitende

Die Reihenfolge der Gruppen und der Mitarbeitenden kann angepasst werden.

Reihenfolge Gruppen

Die Reihenfolge der Gruppen im Arbeitsplan kann in den Einstellungen -> Gruppen & Standorte angepasst werden.

Reihenfolge der Mitarbeitenden

Die Reihenfolge der Mitarbeitenden im Arbeitsplan kann über die zwei Pfeile (zwei Pfeil in entgegengesetzte Richtung) rechts neben dem Gruppennamen innerhalb der Gruppenansicht angepasst werden.

Hilfestellung Plan- und Prognosezeiten

Mit Klick auf die Person auf der linken Seite im Arbeitsplan wird ein Tooltip mit vielfälltigen SOLL-, IST-, Plan- und Prognosearbeitszeiten für diese Person angezeigt, welche bei der Planung behilflich sein können.

Abbildung 15: Hilfestellung Plan- und Prognosezeiten – Tooltip Übersicht

Die angezeigten Zeiten im Tooltip passen sich immer an den ausgewählten Zeitraum an (d.h. Wochen/2 Wochen/Monatsansicht) -> ausgenommen davon ist die aktuelle Gleitzeit.

Der Tooltip ist in drei Bereiche gegliedert. Die Beispielwerte in den folgenden Abschnitten beziehen sich auf eine Person mit einer Wochenansicht.

Plan

Zeigt, wie viel Zeit für die Person im ausgewählten Zeitraum geplant ist.

• Zeile pro Gruppe: Zeigt, für wie viele Stunden und Minuten die Person in dieser Gruppe im Arbeitsplan eingeplant ist. Die Zeile trägt den Namen der Gruppe (im Beispiel Glitzersternchen) und ist deshalb von Mandant zu Mandant unterschiedlich. Ist nichts geplant, erscheint stattdessen Keine Einträge.
• Abwesenheiten: Zeigt, wie viele Stunden und Minuten im Zeitraum als Abwesenheit hinterlegt sind.
• Geplantes Total: Summe aus den geplanten Einsätzen und den Abwesenheiten.

Im Beispiel: 42:30h geplante Einsätze + 0:00h Abwesenheiten ergeben ein geplantes Total von 42:30h.

Sollzeit

• Sollzeit: Die Soll-Zeit für den ausgewählten Zeitraum gemäss dem hinterlegten Vertrag der Person.
• Differenz zur Sollzeit (Ansicht): Die Differenz zwischen dem geplanten Total und der Sollzeit. Ein positiver Wert bedeutet, dass mehr geplant ist, als die Sollzeit vorsieht; ein negativer Wert, dass noch Zeit eingeplant werden muss.

Im Beispiel: 42:30h geplantes Total minus 25:12h Sollzeit ergibt 17:18h – es ist also 17 Stunden und 18 Minuten mehr geplant als vertraglich vorgesehen.

Gleitzeit

• Aktuelle Gleitzeit: Das effektive Saldo aus Soll-Zeit minus erfasster Ist-Zeit. Die aktuelle Gleitzeit ist immer nur bis gestern verfügbar.
• Geplante Gleitzeit am Periodenende: Die Gleitzeit am Ende des Zeitraums auf Basis der Planung – also die aktuelle Gleitzeit plus die Differenz zur Sollzeit. Dieser Wert ist stabil und ändert sich nur, wenn die Planung angepasst wird.
• Prognose Gleitzeit am Periodenende: Die erwartete Gleitzeit am Ende des Zeitraums. Im Unterschied zur geplanten Gleitzeit fliessen hier auch die bereits erfassten Ist-Zeiten mit ein.

Im Beispiel: -33:18h aktuelle Gleitzeit plus 17:18h Differenz zur Sollzeit ergeben -16:00h am Periodenende.