Arbeitsplan

Der Arbeitsplan ermöglicht die Planung von Diensten und Besprechungen sowie Erfassung von Notizen für alle Gruppen und Standorte. Er zeigt neben den geplanten Einsätzen auch Abwesenheiten und optional Zeitfenster mit den Kinderzahlen/-faktoren.

Hinweis

Unter Einstellungen → Einsatztypen können wiederverwendbare Schichtvorlagen mit fixer Start-/Endzeit, Farbe und Kurzname hinterlegt werden. Das spart Zeit bei der wiederkehrenden Planung.

Ansicht

Abbildung 1: Arbeitsplan – Monatsübersicht mit Einsätzen, Abwesenheiten, Entwurfsstatus und Stundentotalen pro Tag

Filteroptionen:

• Ansicht Zeitraum - Wochen, Zeiwochen oder Monatsansicht
• Gruppen - Standorte/Gruppen ein- oder ausblenden
• Suchen - Textsuche nach Mitarbeitende
• Gruppen zusammenfassen (Mehrpersonensymbol) - Textsuche nach Mitarbeitende
• Nicht geplante Mitarbeitende ausblenden - Nicht geplante Mitarbeitden ein- bzw. ausblenden
• Meetings ausblenden - Zeile Meetings im Arbeitsplan ein- bzw. ausblenden
• Noitzen ausblenden - Zeile Notizen im Arbeitsplan ein- bzw. ausblenden
• Summen ausblenden - Zeitfenster mit Kinderzahlen/-faktoren ein- bzw ausblenden
• Wochenenden anzeigen/ausblenden (Sofasymbol) – Kompaktere Darstellung ohne Samstag/Sonntag
• Immer ganze Woche anzeigen - Volle Wochen (Monat bis Freitag bzw. Sonntag) innerhalb der gewählten Zeitperiode anzeigen
• Prognose anzeigen - Gleitzeitprognose zu Periodenbeginn und -ende im Tooltip bei Mitarbeitenden ein- bzw. ausblenden

Zeitfenster:

Zeitfenster zeigen im Arbeitsplan visuell an, zu welchen Zeiten wie viele Kinder anwesend sind. Sie werden unter Einstellungen → Einsatztypen & Zeitfenster konfiguriert.

Hinweis

Wichtig für die Planung:

• Nur Mitarbeitende, die das komplette Zeitfenster abdecken, werden gezählt. Werden Schichten nur teilweise besetzt (beispielsweise nur eine Stunde eines zweistündigen Slots), findet keine Anrechnung statt.
• Kinder hingegen werden in einem Zeitfenster auch ausgewiesen, wenn diese nicht während dem gesamten Zeitfenster anwesend sind (beispielsweise nur eine halbe Stunden eines stündigen Slots).

Basics

(Wiederkehrende) Einsätze sowie Besprechungen und Notizen hinzufügen, bearbeiten und löschen.

Einsatz hinzufügen

Mit einem Klick den Button + Hinzufügen kann ein Einsatz hinzugefügt werden.

Abbildung 2: Dialog „Einsatz hinzufügen" mit Einsatztyp, Zeiten, Kommentar und optionaler Wiederkehrung

Alternativ kann mit einem Klick auf einen leere Zelle im Arbeitsplan kann unter Eintrag hinzufügen eine Schicht angewählt und mit speichern hinzugefügt werden. Wird der Filter Nach Gruppen gruppiert angewendet, wird die Schicht automatisch auf der entsprechenden Gruppe geplant.

Abbildung 2a: Schicht hinzufügen – Detailansicht mit Schichtinformationen

Wiederkehrende Einsätze

Einsätze können als Wiederkehrung über mehrere Wochen geplant werden. Beim Erstellen kann das ein Start- und Enddatum, Intervall (jede Woche, alle 2 Wochen, etc.) und die Wiederholungstage definiert werden.

Hinweis

Beim Hinzufügen einer Schicht über eine leere Zelle im Arbeitsplan kann auf Weitere Optionen geklickt werden, um Wiederholungen einer Schicht zu planen.

Wiederkehrende Einsätze sind mit zwei Pfeilen im rechten oberen Ecken der Schicht visuell gekennzeichnet:

Abbildung 2b: Wiederkehrende Einsätze Icon – Zwei Pfeile kennzeichnen wiederkehrende Schichten

Individuelle Schichten

Anstelle einer vordefininerten Schicht, kann eine individuelle Schicht geplant werden. Beim Hinzufügen einer Schicht dafür den Einsatztyp Benutzerdefiniert anwählen.

Feld	Beschreibung
Einsatztyp	Benutzerdefiniert
Startzeit	Beginn des Einsatzes
Endzeit	Ende des Einsatzes
Pause	Pausendauer in Minuten

Einsatz bearbeiten und löschen

Mit einem Klick auf eine bestehende Schicht im Arbeitsplan unter aktuelle Einträge die entsprechende Schicht anwählen.

Abbildung 3: Schicht bearbeiten – Auswahl ob einzelner oder wiederkehrender Einsatz angepasst werden soll

Handelt es sich um einen wiederkehrenden Eintrag, kann gewählt werden, ob nur dieser Einsatz oder diesen und alle zukünftigen Einsätze bearbeitet werden sollen.

Abbildung 3a: Wiederkehrende Schicht bearbeiten – Dialog zur Auswahl welche Einträge angepasst werden sollen

Es ist zudem möglich eine Schicht im Bearbeitungsmodus zu löschen.

Abwesenheiten im Arbeitsplan

Genehmigte Abwesenheiten (z.B. Ferien, Krankheit, etc.) sind direkt im Arbeitsplan ersichtlich.

Abbildung 3c: Abwesenheiten im Arbeitsplan – Angezeigte Abwesenheiten nach Typ

Die genehmigten Abwesenheiten können direkt im Arbeitsplan mit Klick auf die Abwesenheiten unter Aktuelle Einträge bearbeitet werden.

Alle Informationen zur Bearbeitung von Abwesenheiten findet sich unter Abwesenheiten bearbeiten.

Meetings / Notizen hinzufügen und bearbeiten

• Pro Tag können mehrer Sitzungen und Notizen hinzugefügt werden.
• Meetings werden auf Mitarbeitende hinterlegt.
• Notizen werden auf eine oder mehrere Gruppen hinterlegt.

Meetings hinzufügen:

1. Auf das Plus in der Zeile **Meetings” beim entsprechenden Tag klicken
2. Titel der Besprechung vergeben
3. Start- und Endzeit eintragen
4. Teilnehmende Mitarbeitende auswählen
5. (optional) Ort definieren
6. (optional) Beschreibung hinzufügen
7. (optinal) mit Klick auf Wiederkehrend die Besprechung wiederkehrend hinterlegen
8. Erstellen

Meetings bearbeiten und löschen:

1. In Zeile *Meetings auf entsprechenden Tag klicken -> alle geplanten Sitzungen sind ersichtlich
2. Entsprechende Sitzung auswählen
3. Sitzung bearbeiten und mit Speichern bestätigen oder über Löschen Sitzung löschen

Notizen hinzufügen:

1. Auf das Plus in der Zeile **Notizen” beim entsprechenden Tag klicken
2. (optional) zusätzliche Gruppe hinzufügen
3. Notize eintragen
4. Speichern

Notiz bearbeiten und löschen:

1. In Zeile Notizen auf bestehende Notiz(en) am ensprechenden Tag klicken
2. Notiz anwählen
3. Notiz bearbeiten und mit Speichern bestätigen oder über Löschen Notiz löschen

Konflikte

Überschneidende Einsätze werden visuell markiert. Im Arbeitsplan sind die Konfliktschichten rot umrandet und in der Arbeitsansicht können alle bestehenden Konfligte über den Button Konflikte augerufen und direkt bearbeitet bzw. gelöscht werden.

Abbildung 4: Dialog „Schichtkonflikte" – Übersicht aller überschneidenden Einsätze mit Möglichkeit zur direkten Bearbeitung

Je nach Konfiguration kann eine Woche mit Konflikten nicht veröffentlicht werden. Die Einstellung dazu findet sich unter Einstellungen → Freigabe & Sichtbarkeit.

Arbeitsplan freigeben

Im Entwurfsmodus werden Änderungen den Mitarbeitenden nicht automatisch in der Timesia App angezeigt. Die Änderungen müssen zuerst freigegeben werden. Der Entwurfsmodus kann in den Einstellungen → Freigabe & Sichtbarkeit` zum Arbeitsplan aktiviert werden.

Alternativ kann in den Einstellungen → Freigabe & Sichtbarkeit` auch festgelegt werden, wie weit im Voraus die Änderungen in der Timesia App sichtbar sein sollen.

Freigabe eines Arbeitsplans im Entwurfmodus:

1. Im gelben Balken Entwurf der jeweiligen Gruppe auf den Pfeil klicken
2. Auswahl zwischen Freigeben und Verwerfen

Abbildung 3b: Arbeitsplan freigeben – Dialog zur Auswahl zwischen Freigeben und Verwerfen

Tipp

Der Entwurfsmodus eignet sich, wenn Pläne erst intern abgestimmt werden sollen, bevor sie veröffentlicht werden.

Per Mail

1. Klick auf das E-Mail Symbol oben rechts
2. Zeitraum, Betreff, Nachricht und Datum eingeben. Gruppen und sonstige Optionen anpassen
3. Mit E-Mail senden bestätigen

Abbildung 6: Dialog „Arbeitsplan per E-Mail senden" – Gruppen, Betreff und Nachricht mit Platzhaltern konfigurieren

Per PDF

1. Recht oben auf das PDF Icon klicken
2. Woche/Monat und Datum auswählen, Gruppen und Optionen konfigurieren
3. Auf Herunterladen klicken

Abbildung 5: Dialog „PDF herunterladen" – Zeitraum, Gruppen und Darstellungsoptionen auswählen

Hilfestellung Plan- und Prognosezeiten

Mit Klick auf die Person auf der linken Seite im Arbeitsplan wird ein Tooltip mit vielfälltigen SOLL-, IST-, Plan- und Prognosearbeitszeiten für diese Person angezeigt, welche bei der Planung behilflich sein können.

Abbildung 6a: Hilfestellung Plan- und Prognosezeiten – Tooltip Übersicht

Die angezeigten Zeiten im Tooltip passen sich immer an den ausgewählten Zeitraum an (d.h. Wochen/2 Wochen/Monatsansicht) -> ausgenommen davon ist die aktuelle Gleitzeit.

Abschnitt Planung

Abbildung 8: Abschnitt Planung – Übersicht der geplanten Arbeitszeiten und Prognose

• Zeile “Möndli”: Zeigt für den gewählten Zeitraum für wie viele Stunden und Minuten die Person im Arbeitsplan geplant ist. In unserem Beispiel wurde die Person für den Zeitraum von einer Woche für 25 Stunden und 30 Minuten eingeplant. Der Name “Möndli” bezieht sich auf den Gruppennamen in unserem Beispiel und kann von Mandant zu Mandant unterschiedlich sein.
• Zeile Abwesenheiten: Zeigt für den gewählten Zeitraum für wie viele Stunden und Minuten die Person Abwesenheiten hinterlegt hat. In unserem Beispiel wurde eine Abwesenheit im Umfang von 8 Stunden und 24 Minuten hinterlegt.
• Zeile geplantes Total: Zeigt die Summe der beiden Werte “Möndli” und “Abwesenheiten” aus, also die gesamte geplante Zeit für den gewählten Zeitraum. In unserem Beispiel werden die Werte 25 Stunden und 30 Minuten plus die 8 Stunden und 24 Minuten addiert und ergeben 33 Stunden und 54 Minuten.
• Zeile Sollzeit: Zeigt für den ausgewählten Zeitraum die SOLL-Zeit gemäss hinterlegtem Vetrag auf der Person. In unserem Beispiel hat die Person eine Soll-Zeit von 42 Stunden (pro Woche).
• Zeile Differenz zur Sollzeit: Zeigt die Differenz zwischen den beiden Werten “Total geplant” und “Soll (Vertrag)”, also wie viel Zeit noch eingeplant werden müssten, um die vertragliche Soll-Zeit zu erreichen. In unserem Beispiel wurde die Person für 33 Stunden 54 Minuten geplant, hat aber eine Soll-Zeit von 42 Stunden. Somit müssten noch 8 Stunden und 6 Minuten im Arbeitsplan eingetragen werden, um die vertragliche Soll-Zeit zu erreichen.

Abschnitt Gleitzeit Prognose

Abbildung 9: Abschnitt Gleitzeit Prognose – Übersicht der Gleitzeit Prognose

• Aktuelle Gleitzeit: Zeit die aktuelle Gleitzeit der Person, also das effektive Saldo von Soll-Zeit minus erfasster Ist-Zeit. Die aktuelle Gleitzeit ist immer nur bis gestern verfügbar.
• Zeile Gleitzeit bei Periodenbeginn: Zeigt die Prognose des Gleitzeitkontingents aufgrund der geplanten Schichten im Arbeitsplan zu Beginn des ausgewählten Zeitraums. In unserem Beispiel startet die Person in die angeschaut Woche mit einem Gleitzeitsaldo von +6 Minuten.
• Zeile Prognose Gleitzeit am Periodenende: Zeigt die Prognose des Gleitzeitkontingents am Ende des ausgewählten Zeitraums. Es wird der Wert “Start des Zeitraums” mit dem Wert “Differenz zur Planung” addiert. In unserem Beispiel hat die Person eine Differenz zur Planung von minus 8 Stunden und 6 Minuten - diese Zeit wird mit +6 Minuten (Start des Zeitraums) addiert wodurch sich eine prognostizierte Gleitzeit von -8 Stunden für Ende der Woche ergibt.