Funktionen

Unter Einstellungen → Funktionen die Module von Timesia ersichtlich und ob diese aktiviert oder deaktiviert sind.

Abbildung 1: Verwaltung der verfügbaren Funktionen

Verfügbare Funktionen

Funktion	Beschreibung
`Zeiterfassung`	Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden erfassen
`Arbeitsplan`	Dienstpläne und Schichten planen & Abwesenheitsmanagement
`Pinnwand`	Ankündigungen und Dokumente mit dem Team teilen
`Spesen`	Mitarbeiterspesen einreichen und prüfen
`Arbeitsplan in Kidesia Daily`	Zeigt den Mitarbeiter-Arbeitsplan in der Kidesia Daily App an, damit Gruppenleitungen sehen, wer arbeitet
`Pausen als Zeitspannen`	Pausen als Von-bis-Zeiten statt als Dauer erfassen, auch mehrere Pausen pro Eintrag

Pausen als Zeitspannen

Standardmässig wird die Pause als Dauer in Minuten erfasst, also eine einzige Pause pro Eintrag. Mit der Funktion Pausen als Zeitspannen werden Pausen stattdessen mit Von- und Bis-Zeit erfasst, zum Beispiel «12:00–12:30, 15:00–15:15». So lassen sich beliebig viele Pausen pro Eintrag festhalten.

Die Funktion wird unter Einstellungen → Funktionen mit Aktivieren eingeschaltet und gilt für die ganze Organisation.

Was sich ändert

Ist die Funktion aktiv, erscheint anstelle des Pausenfelds die Pausenerfassung mit Von-bis-Zeilen. Mit Weitere Pause kommt eine Zeile hinzu, und neben der Überschrift «Pausen» steht die Summe aller Pausen. Die Pausendauer wird aus den Zeitspannen berechnet.

Die Pausenerfassung steht an diesen Stellen zur Verfügung:

Zeiteinträge in der Webapplikation und in der Timesia App
Änderungsanträge
Einsatztypen
Schichten im Arbeitsplan

Die Pausenzeiten werden zudem in den Bestätigungen, den Zeitprotokollen, den Änderungsanträgen und im Arbeitsplan angezeigt. Die Berichte «Stunden» und «Zeitprotokolle» sowie die Tabelle der Einsatztypen erhalten eine zusätzliche Spalte Pausenzeiten.

Regeln für Pausen

Jede Pause muss nach ihrem Beginn enden.
Pausen müssen innerhalb der Arbeitszeit liegen.
Pausen dürfen sich nicht überschneiden.
Leere Pausenzeilen werden beim Speichern ignoriert. Ist nur die Von- oder nur die Bis-Zeit ausgefüllt, muss die Zeile vervollständigt werden.

Funktion nachträglich ein- oder ausschalten

Bereits erfasste Daten bleiben beim Umschalten korrekt:

Einschalten: Einträge, die nur eine Pausendauer haben, behalten diese Dauer. Beim Bearbeiten zeigt die Pausenerfassung den Hinweis «0:30h Pause ohne Zeiten erfasst. Erfasste Pausen ersetzen diesen Wert.». Sobald Pausenzeiten erfasst werden, ersetzen sie die bisherige Dauer.
Ausschalten: Die Pausendauer entspricht der Summe der erfassten Pausenzeiten, die Totale stimmen also weiterhin. Wird ein solcher Eintrag bearbeitet und gespeichert, bleibt nur die Pausendauer erhalten und die Pausenzeiten dieses Eintrags werden entfernt.

Betreuungsschlüssel

Der Betreuungsschlüssel steht ohne separate Freischaltung zur Verfügung. Ein neues Regelwerk wird als Entwurf gespeichert und muss anschliessend aktiviert werden. Für die Anzeige im Arbeitsplan gelten weiterhin die Voraussetzungen und Berechtigungen des Moduls Arbeitsplan.

Testperiode

Für die Zeiterfassung steht eine kostenlose 90-tägige Testperiode zur Verfügung. Während der Testperiode sind alle Zeiterfassungsfunktionen freigeschaltet.

Status: Aktiv / Inaktiv
Enddatum: Wird nach der Aktivierung angezeigt

Nach Ablauf der Testperiode kann die Funktion kostenpflichtig weitergeführt werden. Für die Aktivierung nach der Testphase wenden Sie sich an den Kidesia-Support unter office@kidesia.ch.

Funktion aktivieren / deaktivieren

Die Module Zeiterfassung und Personalplanung sind kostenpflichtig und können nur durch den Kidesia-Support aktiviert werden.

Die Funktionen Pinnwand, Spesen, Arbeitsplan in Kidesia Daily und Pausen als Zeitspannen können selbst aktiviert/deaktiviert werden.