Spesen

Das Spesen-Modul ermöglicht Mitarbeitenden über die Timesia App, Auslagen einzureichen, und gibt Admins eine strukturierte Übersicht zur Prüfung und Genehmigung.

Abbildung 1: Spesen – Übersicht aller eingereichten Spesen mit Status und Gesamtbeträgen

Hinweis

• Das Spesen-Modul ist eine optionale Funktion. Es muss unter Einstellungen → Funktionen aktiviert sein.
• Spesenkategorien können in den Einstellungen erfasst werden

Spesen erfassen

Die Erfassung von Spesen durch die Mitarbeitenden läuft über die Timesia App Übersicht -> Spesen -> Spesen erfassen.

(Super-)Admins und Führungskräfte können in Timesia für Mitarbeitende oder sich selbst Spesen erfassen.

Abbildung 2: Spese erfassen – Eingabemaske mit allen Pflicht- und optionalen Feldern

(Super-)Admins und Führungskräfte können eine neue Spese mit folgenden Angaben erfassen:

Feld	Beschreibung
Datum	Datum der Ausgabe
Kategorie	Spesenart (z. B. Fahrtkosten, Verpflegung)
Betrag	Betrag in der gewählten Währung
Händler	Optional: Bezeichnung des Zahlungsempfängers
Beschreibung	Freitext
Beleganhang	Foto oder Datei des Belegs
Rückerstattbar	Ob die Spese rückerstattet werden soll

Status

Status	Bedeutung
Offen	Eingereicht, noch nicht geprüft
Genehmigt	Freigegeben
Abgelehnt	Antrag abgelehnt (optionaler Kommentar)
Widerrufen	Genehmigter Antrag wurde zurückgezogen

Filteroptionen

• Status - nach offenen, genehmigten, abgehlenten und widerrufenen Spesenanträge filtern
• Mitarbeiterauswahl
• Suchen - Textsuche

Prüfung durch Admin

Admins sehen alle offenen Spesen und können diese genehmigen oder ablehnen und/oder bearbeiten.

Export

Die Spesenanträge können über den Button Excel exportiert werden.