Deaktivierung & Verträge

Beim Austritt eines Mitarbeitenden spielen zwei Dinge zusammen: der Status (aktiv/inaktiv) und der Vertrag. Sie steuern unterschiedliche Dinge – für einen sauberen Austritt gehören beide beendet.

Status und Vertrag im Vergleich

	Steuert
Status (aktiv/inaktiv)	Den Zugriff: Login in Timesia, App und Terminal sowie die Anzeige in der Mitarbeiterliste
Vertrag	Die zeitliche Anstellung: welche Mitarbeitenden in Berichten, Abwesenheiten und im Arbeitsplan erscheinen – und für welchen Zeitraum

Wird eine Person nur inaktiv gesetzt, ihr Vertrag läuft aber weiter (unbefristet oder mit einem Enddatum weit in der Zukunft), erscheint sie weiterhin in Auswertungen und Kalendern und sammelt Sollzeit und Ferienanspruch an.

Instanzen ohne Zeiterfassung

Dieses Zusammenspiel betrifft nur Instanzen mit aktivierter Zeiterfassung – erst die Zeiterfassung macht Verträge zur Grundlage für Sollzeit, Ferienanspruch und die Auswahl der Mitarbeitenden in Auswertungen.

Verträge können zwar auch ohne Zeiterfassung erfasst werden – für den Arbeitsplan ist es weiterhin wertvoll zu wissen, wer wann arbeitet (Wochenplan, Pensum). Für die Frage, bis wann eine Person als angestellt zählt, spielen sie dort aber keine Rolle: Ohne Zeiterfassung bestimmt das Deaktivierungsdatum direkt, bis wann jemand in Auswertungen und Kalendern erscheint – unabhängig von allfälligen Verträgen. Die folgenden Abschnitte, inklusive des Hinweises in der Mitarbeiterliste, gelten deshalb nur für Instanzen mit Zeiterfassung.

Vertrag beim Deaktivieren beenden

Beim Deaktivieren über die Mitarbeiterliste (Aktionen → Inaktiv setzen) prüft Timesia, ob ein laufender Vertrag besteht. Falls ja, wird im Dialog angeboten, den Vertrag gleich mitzubeenden – das Vertragsende ist dabei frei wählbar und mit dem letzten Tag des laufenden Monats vorbelegt.

Das Beenden des Vertrags hat zwei Effekte:

• Auswertungen stimmen: Die Person erscheint in Berichten, Abwesenheiten und im Arbeitsplan nur bis zum Vertragsende.
• Vertragsende-Daten werden sichtbar: Mit dem Vertragsende werden die relevanten Abschlusswerte ausgewiesen – etwa Überzeit und Feriensaldo per Austrittsdatum.

Tipp

Das Vertragsende muss nicht dem Deaktivierungsdatum entsprechen. Läuft der Vertrag rechtlich noch aus (z. B. Freistellung), kann der Zugriff sofort entzogen und das Vertragsende in der Zukunft belassen werden. Massgeblich ist die ordentliche Kündigungsfrist: In der Schweiz endet ein gekündigter Vertrag spätestens per Ende des dritten Monats nach der Kündigung. Ein Vertragsende innerhalb dieser Frist gilt deshalb als regulärer Austritt und wird vom Hinweis in der Mitarbeiterliste nicht gemeldet.

Hinweis in der Mitarbeiterliste

Gibt es inaktive Mitarbeitende, deren Vertrag unbefristet ist oder über die ordentliche Kündigungsfrist hinaus weiterläuft (nach dem Ende des dritten Monats nach der Deaktivierung endet), zeigt die Mitarbeiterliste einen Hinweis mit den betroffenen Personen. Ein Vertrag, der innerhalb dieser Frist ausläuft – etwa bei einer Freistellung –, gilt nicht als Widerspruch und wird nicht gemeldet. Der Hinweis verlinkt direkt auf die jeweilige Vertragsseite. Dort kann der laufende Vertrag über Vertrag beenden direkt beendet werden – als Vertragsende wird das Deaktivierungsdatum vorgeschlagen.

Verträge für inaktive Mitarbeitende

Für inaktive Mitarbeitende können weiterhin Verträge erstellt werden – etwa um den Wiedereintritt einer zurückkehrenden Person vorzubereiten. Der Vertrag zählt dabei unabhängig vom Status für Planung und Auswertungen; gesperrt bleibt nur der Zugriff (Login in Timesia, App und Terminal), bis die Person wieder aktiv gesetzt wird. Das Vertragsformular weist in diesem Fall auf den inaktiven Status hin.

Hinweis

Die Deaktivierung entfernt den Zugriff sofort, unabhängig vom Vertragsende. Für die Frage, wer in einem Zeitraum angestellt war, zählt allein der Vertrag.