Funktionen der Mitarbeitenden

Unter Einstellungen → Funktionen verwalten Sie die Tätigkeiten und Ausbildungsstände Ihrer Mitarbeitenden, beispielsweise «Fachperson Betreuung» oder «Lernende». Die Funktion wird einer Person über ihren Arbeitsvertrag zugewiesen.

Für den Betreuungsschlüssel legen Sie im jeweiligen Regelwerk fest, wie eine Funktion als Betreuungsperson und als ausgebildet zählt und wie viele Plätze sie abdeckt. So kann dieselbe Funktion in unterschiedlichen Regelwerken unterschiedlich eingestuft werden.

Zwei Einstellungen mit ähnlichem Namen

Diese Seite beschreibt die Funktionen der Mitarbeitenden. Die separat dokumentierten Module von Timesia umfassen beispielsweise Zeiterfassung, Arbeitsplan, Pinnwand und Spesen.

Funktion erstellen und bearbeiten

Für die Verwaltung benötigen Sie Administrationsrechte. Die Übersicht zeigt den Namen und den Aktivstatus jeder Funktion.

1. Funktion hinzufügen wählen.
2. Einen Namen und bei Bedarf eine Beschreibung eingeben.
3. Aktiv eingeschaltet lassen, damit die Funktion für neue Zuweisungen verfügbar ist.
4. Mit Erstellen speichern.

Feld	Bedeutung
Name	Bezeichnung der Funktion
Beschreibung	Optionale Erläuterung
Aktiv	Gibt an, ob die Funktion für die Auswahl verwendet werden kann

Bestehende Funktionen öffnen Sie durch Anklicken der Zeile. Name und Beschreibung werden überall aktualisiert, wo die Funktion verwendet wird. Auch frühere Verträge zeigen anschliessend die neue Bezeichnung.

Einstufung im Betreuungsschlüssel

Öffnen Sie Einstellungen → Betreuungsschlüssel und bearbeiten Sie im gewünschten Regelwerk den Abschnitt Funktionen Mitarbeitende.

Einstufung im Regelwerk	Bedeutung
Zählt als Betreuungsperson	Die Funktion wird bei der Anzahl Betreuungspersonen angerechnet oder ausgeschlossen
Zählt als ausgebildet	Nein, Zur Hälfte oder Voll
Kontingent	Belegte Plätze, die eine Person mit dieser Funktion abdeckt

Kontingent und Ausbildungsanteil sind keine globalen Stammdaten der Funktion. Ein Kontingent wird nur für Regelwerke benötigt, welche die Regel Betreuungskontingent verwenden.

Wird eine neue Funktion in einem aktuell geltenden Regelwerk noch nicht eingestuft, zeigt die Funktionsübersicht einen Hinweis mit Regelwerk öffnen. Ergänzen Sie dort die fehlenden Werte. Wiederholen Sie dies für weitere betroffene Regelwerke, etwa ein eigenes Ziel.

Funktion einem Vertrag zuweisen

Öffnen Sie Mitarbeitende → Verträge und wählen Sie beim Erstellen oder Bearbeiten des Vertrags das Feld Funktion.

Funktion und Berufsbezeichnung sind separate Angaben. Für den Betreuungsschlüssel ist die ausgewählte Funktion massgebend. Ihre zeitliche Gültigkeit richtet sich nach dem Vertrag.

Fehlende Zuweisungen lassen sich auch gesammelt im Regelwerk ergänzen oder direkt aus dem Arbeitsplan korrigieren.

Verwendung prüfen

Beim Bearbeiten einer bestehenden Funktion lädt Timesia den Bereich Auswirkungen dieser Funktion. Klappen Sie die Listen für Verträge und Regelwerke auf, um ihre Verwendung zu prüfen. Abgeschlossene Einträge werden entsprechend gekennzeichnet. Regelwerke zeigen zusätzlich ihren Entwurfs- oder Aktivstatus.

Solange diese Informationen nicht geladen werden konnten, kann die Änderung nicht gespeichert werden. Öffnen Sie den Dialog erneut, wenn die Prüfung fehlgeschlagen ist.

Funktion deaktivieren, ersetzen oder archivieren

Eine noch verwendete Funktion benötigt beim Deaktivieren oder Archivieren eine Ersatzfunktion. Diese muss eine andere aktive, nicht archivierte Funktion sein. Falls noch keine passende Funktion existiert, legen Sie sie zuerst an.

1. Die zu ersetzende Funktion öffnen und ihre Verwendung prüfen.
2. Eine Ersatzfunktion auswählen.
3. Zum Deaktivieren Aktiv ausschalten und Speichern wählen. Zum Archivieren Archivieren wählen.

Beim Speichern mit einer Ersatzfunktion werden laufende und künftige aktive Verträge auf diese Funktion umgestellt. Abgeschlossene Verträge behalten ihre bisherige Zuweisung. In noch nicht abgelaufenen Regelwerken bleiben bereits vorhandene Einstufungen der Ersatzfunktion bestehen. Fehlende Einstufungen werden von der bisherigen Funktion übernommen. Prüfen Sie danach die Werte in den betroffenen Regelwerken.

Ersatz gilt für den gesamten Vertrag

Die Umstellung eines laufenden Vertrags wirkt auch auf dessen vergangene Tage. Soll die neue Funktion erst ab einem Stichtag gelten, bilden Sie den Wechsel über getrennte Vertragszeiträume ab. Auch eine Ersatzfunktion, die Sie beim normalen Speichern auswählen, löst diese Umstellung aus.

Eine deaktivierte Funktion bleibt in der Übersicht sichtbar und kann wieder aktiviert werden. Archivierte Funktionen sind standardmässig ausgeblendet. Über Archivierte Funktionen anzeigen können Sie sie einsehen. In dieser Übersicht können archivierte Funktionen nicht bearbeitet werden.