Erste Schritte im Arbeitsplan

Diese Anleitung zeigt, wie Sie den Arbeitsplan vorbereiten, die ersten Einsätze planen und sie für die Mitarbeitenden in der Timesia App freigeben.

Voraussetzungen

Die Mitarbeitenden sind erfasst, haben einen gültigen Vertrag und sind einer Gruppe zugewiesen (siehe Erste Schritte). Im Arbeitsplan erscheint jede Person in ihrer Gruppe. Personen ohne Gruppe erscheinen unter ohne Zuweisung.

Schritt 1 – Einsatztypen anlegen

Einsatztypen sind Vorlagen für wiederkehrende Schichten mit fixer Start- und Endzeit, Pause und Farbe. Sie sparen bei der Planung am meisten Zeit.

1. Einstellungen → Einsatztypen öffnen und + Einsatztyp hinzufügen klicken.
2. Kurzname (max. 4 Zeichen, erscheint im Plan), Name, Zeiten, Pause und Farbe erfassen. Ist Pausen als Zeitspannen aktiv, erfassen Sie die Pausen mit Von- und Bis-Zeit. Die Schichten übernehmen sie dann aus dem Einsatztyp.
3. Wählen, ob der Einsatztyp für alle Standorte oder nur für einen Standort gilt.
4. Die Reihenfolge per Drag & Drop so festlegen, dass die häufigsten Schichten zuoberst stehen.

Mehr dazu: Einsatztypen

Schritt 2 – Freigabe & Sichtbarkeit festlegen

Unter Einstellungen → Freigabe & Sichtbarkeit bestimmen Sie, wann Mitarbeitende ihren Plan in der App sehen.

• Entwurfsmodus: Jede Woche und Gruppe wird manuell freigegeben. Bis dahin sehen die Mitarbeitenden die Änderungen nicht. Bei der Freigabe erhalten sie eine Push-Benachrichtigung.
• Definierter Zeitraum im Voraus: Der Plan ist automatisch für einen festen Zeitraum sichtbar, z. B. bis Ende des nächsten Monats.

Zusätzlich legen Sie fest, welche Gruppen Mitarbeitende im Teamplan sehen (eigene Gruppen, eigene Standorte oder alle) und ob Wochen mit Konflikten freigegeben werden dürfen.

Tipp

Der Entwurfsmodus eignet sich, wenn Pläne zuerst intern abgestimmt werden sollen.

Mehr dazu: Freigabe & Sichtbarkeit

Schritt 3 – Optional: Zeitfenster und Betreuungsschlüssel

Wenn Sie Kidesia nutzen, kann der Arbeitsplan die geplanten Kinder den geplanten Mitarbeitenden gegenüberstellen:

• Zeitfenster zeigen, wie viele Kinder und Mitarbeitende zu bestimmten Tageszeiten anwesend sind. Sie dienen nur der Orientierung. Einrichten unter Zeitfenster.
• Der Betreuungsschlüssel prüft die Planung anhand von Regelwerken. Er wird unter Einstellungen → Funktionen aktiviert und unter Betreuungsschlüssel eingerichtet.

Beides können Sie auch später ergänzen.

Schritt 4 – Die ersten Einsätze planen

1. Arbeitsplan öffnen und die Wochenansicht wählen.
2. In die Zelle einer Person am gewünschten Tag klicken, einen Einsatztyp wählen und speichern.
3. Für regelmässige Einsätze unter Weitere Optionen eine Wiederholung festlegen (z. B. jede Woche am Montag und Dienstag bis Ende Jahr).
4. Für viele gleiche Einsätze die Schnellbearbeitung (Blitz-Symbol) aktivieren, eine Schicht wählen und auf die gewünschten Tage klicken.
5. Weicht ein Einsatz von den Vorlagen ab, den Einsatztyp Benutzerdefiniert wählen und die Zeiten direkt erfassen.

Genehmigte Abwesenheiten werden im Plan automatisch angezeigt. Meetings und Notizen erfassen Sie in den gleichnamigen Zeilen über das Plus.

Mehr dazu: Arbeitsplan

Schritt 5 – Den Plan prüfen

• Konflikte: Überschneidende Einsätze einer Person sind rot umrandet. Über den Button Konflikte sehen Sie alle auf einen Blick.
• Plan- und Sollzeit: Ein Klick auf den Namen einer Person zeigt, wie viel geplant ist, wie hoch die Sollzeit im gewählten Zeitraum ist und wie sich die Gleitzeit bis zum Periodenende entwickelt.

Schritt 6 – Freigeben und teilen

• Im Entwurfsmodus im gelben Balken Entwurf der Gruppe auf den Pfeil klicken und Freigeben wählen. Die betroffenen Mitarbeitenden erhalten eine Push-Benachrichtigung in der App.
• Den Plan zusätzlich per E-Mail (E-Mail-Symbol) versenden oder als PDF (PDF-Symbol) herunterladen, z. B. zum Aufhängen im Team.

Nach der Freigabe sehen die Mitarbeitenden ihren Plan und den Teamplan in der Timesia App unter Plan.

Arbeitsplan als Erfassungsmethode

Ist für eine Person die Erfassungsmethode Vom Arbeitsplan aktiv, werden ihre Arbeitszeiten direkt aus dem freigegebenen Plan übernommen. Dann gilt:

• Der Arbeitsplan muss konfliktfrei sein. Wochen mit Konflikten können nicht freigegeben werden.
• Weicht die tatsächliche Arbeitszeit vom Plan ab, reicht die Person in der App einen Änderungsantrag ein, der unter Kontrollzentrum → Änderungsanträge genehmigt wird.

Erfassen Mitarbeitende ihre Zeit manuell, zeigt Kontrollzentrum → Fehlende Einträge die Tage, an denen ein Einsatz geplant, aber keine Zeit erfasst wurde.

Mehr dazu: Nach der Einrichtung