Betreuungsschlüssel einrichten

Unter Einstellungen → Betreuungsschlüssel legen Sie fest, wie Timesia die Kinderplanung aus Kidesia mit den geplanten Mitarbeitenden vergleicht. Ein Regelwerk enthält die Regeln, die Kinderfaktoren, die Einstufung der Funktionen sowie die Gruppen und den Zeitraum, für die es gilt.

Für die Einrichtung benötigen Sie Administrationsrechte. Der Betreuungsschlüssel steht ohne separate Freischaltung zur Verfügung. Für die Anzeige im Arbeitsplan benötigen Sie weiterhin Zugang zum Modul Arbeitsplan und ein passendes aktives Regelwerk.

Die tägliche Prüfung ist unter Betreuungsschlüssel im Arbeitsplan beschrieben.

Einrichtung im Überblick

1. Regelwerk hinzufügen öffnen und eine Vorlage wählen oder Ohne Vorlage beginnen auswählen.
2. Bezeichnung, Stufe, Geltungsbereich und Kinderfaktoren festlegen.
3. Regeln prüfen und die Funktionen der Mitarbeitenden einstufen.
4. Das Regelwerk als Entwurf speichern.
5. Fehlende Funktionszuweisungen in den Verträgen ergänzen.
6. Das gespeicherte Regelwerk prüfen und Aktivieren wählen.
7. Im Arbeitsplan einen Tag mit geplanten Kindern und Mitarbeitenden öffnen und das Ergebnis kontrollieren.

Speichern und Aktivieren sind zwei Schritte

Ein neues Regelwerk wird immer als Entwurf gespeichert. Es beeinflusst den Arbeitsplan erst nach der Aktivierung und nur innerhalb seines Geltungszeitraums. Sie können einen Entwurf bereits speichern, während Funktionen oder Einstufungen noch fehlen.

Regelwerk hinzufügen

Vorlage

Vorlagen bringen vorbereitete Regeln, Kinderfaktoren und Vorschläge für Funktionen mit. Wählen Sie die zu Ihrer Einrichtung passende Vorlage und prüfen Sie die übernommenen Werte. Alternativ können Sie ein eigenes Regelwerk aufbauen.

Beim Übernehmen werden die Einstellungen in Ihr Regelwerk kopiert. Spätere Änderungen an der Vorlage ändern Ihr Regelwerk nicht automatisch.

Bezeichnung und Stufe

Feld	Bedeutung
Bezeichnung	Vollständiger Name des Regelwerks, wird im Detaildialog angezeigt
Kürzel	Kurze Bezeichnung für den Arbeitsplan (empfohlen: 2–6 Zeichen)
Gesetzliches Minimum	Unterschreitungen dieser Stufe erscheinen rot
Eigenes Ziel	Zusätzlicher eigener Standard. Unterschreitungen erscheinen bei eingeblendetem Ziel orange, solange das Minimum eingehalten ist

Minimum und Ziel werden getrennt beurteilt. Sie können unterschiedliche Regeln und Einstufungen enthalten. Ein Zielregelwerk ergänzt das Minimum. Es aktiviert oder erstellt kein Minimum automatisch.

Geltung und Gültigkeit

Wählen Sie einzelne Gruppen oder Gilt für alle Gruppen. Mit Gültig ab und Gültig bis begrenzen Sie den Zeitraum. Leere Datumsfelder bedeuten eine offene Grenze. Start- und Endtag gehören zum Zeitraum.

Pro Stufe darf es keine zeitliche Überschneidung zwischen zwei aktiven Regelwerken geben, die dieselben ausdrücklich ausgewählten Gruppen betreffen. Auch zwei Regelwerke für alle Gruppen dürfen sich innerhalb derselben Stufe nicht überschneiden. Entwürfe dürfen sich zur Vorbereitung überschneiden. Bei der Aktivierung wird die Geltung erneut geprüft.

Ein Regelwerk für bestimmte Gruppen darf parallel zu einem Regelwerk für alle Gruppen gelten. Für diese Gruppen hat das spezifische Regelwerk Vorrang. Dies wird für Minimum und Ziel jeweils separat entschieden.

Beispiel für einen Wechsel: Das bisherige Regelwerk gilt bis 30.09., das neue ab 01.10. So entsteht keine Überschneidung am Stichtag.

Prüfung pro Gruppe oder pro Standort

Einstellung	Welche Kinder und Mitarbeitenden zählen?
Pro Gruppe	Nur die Kinder und geplanten Mitarbeitenden der jeweiligen Gruppe
Pro Standort	Die Gruppen desselben Standorts, für die am betreffenden Tag dieselben Minimum- und Zielregelwerke gelten, werden gemeinsam beurteilt

Eine Gruppe mit einem abweichenden Regelwerk gehört nicht zu derselben gemeinsamen Auswertung. Auch im Arbeitsplan ausgeblendete Gruppen können in die Standortauswertung einfliessen. Die beteiligten Gruppen werden im Hinweis Einrichtungsweit genannt.

Wenn Minimum und Ziel unterschiedliche Prüfungsbereiche verwenden, wird der Bereich des Minimums für beide Stufen verwendet. Timesia zeigt dazu einen Hinweis. Prüfen Sie die Einstellung in beiden Regelwerken.

Kinderfaktor festlegen

Der Kinderfaktor bestimmt, mit welchem Gewicht ein geplantes Kind in die Belegung eingeht.

Auswahl	Bedeutung
Jedes Kind zählt gleich (Faktor 1)	Die Anzahl Kinder ist massgebend
Kinderfaktor aus Kidesia	Verwendet den für den jeweiligen Tag geplanten Faktor aus Kidesia
Eigene Kinderfaktoren nach Alter	Verwendet die im Regelwerk hinterlegten Altersstufen und Gewichte

Bei eigenen Kinderfaktoren beginnt die Skala bei der Geburt. Weitere Altersstufen schliessen lückenlos an, die letzte bleibt nach oben offen. Die Altersgrenzen werden in Monaten eingegeben. Timesia berechnet das Alter anhand des Geburtsdatums und des ausgewerteten Tages in vollendeten Monaten.

Beispiel: Eine Stufe von Geburt bis und mit 18 Monaten mit Faktor 1,5 und eine Stufe ab 19 Monaten mit Faktor 1 bedeutet: Ab 19 vollendeten Monaten zählt das Kind mit Faktor 1. Diese Zahlen dienen nur als Konfigurationsbeispiel.

Fehlt das Geburtsdatum, verwendet Timesia bei der Gewichtung den geplanten Faktor aus Kidesia. Fehlt auch ein verwendbarer geplanter Faktor, zählt das Kind mit Faktor 1. Bei Regeln, die nach der Anwesenheit jüngerer Kinder unterscheiden, wird ein unbekanntes Alter dem Zweig «jüngere Kinder anwesend» zugeordnet. Solche Ersatzannahmen werden als Hinweis angezeigt. Ergänzen Sie das Geburtsdatum in Kidesia.

Regeln festlegen

Über Regel hinzufügen wählen Sie die benötigten Prüfungen. Für jeden Zeitabschnitt mit geplanten Kindern vergleicht Timesia die vorhandenen mit den erforderlichen Werten.

Anzahl Betreuungspersonen

Diese Regel legt fest, wie viele Betreuungspersonen bei einer bestimmten Belegung erforderlich sind. Sie können ein Verhältnis eingeben oder über Schwellen einzeln festlegen eine Tabelle erfassen.

Eine Schwelle Ab mehr als 6 greift erst oberhalb von 6 Kindern beziehungsweise belegten Plätzen. Bei genau 6 gilt noch die vorherige Stufe. Über Für grössere Belegungen fortsetzen lässt sich die Tabelle über ihre letzte Stufe hinaus fortführen.

Nur Funktionen, die im Regelwerk als Betreuungsperson zählen, tragen zur Zahl der Betreuungspersonen bei.

Ausgebildete Betreuungspersonen

Diese Regel kann eine feste Anzahl, einen Anteil der Betreuungspersonen oder eine ausgebildete Person je angefangene Anzahl Kinder beziehungsweise belegte Plätze verlangen.

Bei einem Prozentsatz wählen Sie die Grundlage:

Grundlage	Wirkung
Erforderliche Betreuungspersonen	Der Anteil bezieht sich auf die erforderliche Personenzahl aus der Regel Anzahl Betreuungspersonen
Anwesende Betreuungspersonen	Der Anteil bezieht sich auf die geplanten, anrechenbaren Betreuungspersonen, mindestens jedoch auf die erforderliche Personenzahl

Die erforderliche Zahl ausgebildeter Personen wird bei Prozent- und Verhältnisangaben aufgerundet. Beispiel: 50 % von 3 erforderlichen Betreuungspersonen ergibt 2 ausgebildete Betreuungspersonen. Einzelne Funktionen können auf der vorhandenen Seite zur Hälfte zählen.

Betreuungskontingent

Die Kontingente der geplanten Mitarbeitenden müssen die belegten Plätze abdecken. Das Kontingent wird für jede Funktion in diesem Regelwerk festgelegt.

Beispiel: Zwei Fachpersonen mit je 5 Plätzen und eine lernende Person mit 2,5 Plätzen decken zusammen 12,5 Plätze ab. Bei 13 belegten Plätzen fehlen 0,5 Plätze Betreuungskontingent.

Kontingente haben nur eine Wirkung, wenn die Regel Betreuungskontingent verwendet wird.

Nach Anwesenheit kleiner Kinder unterscheiden

Mit Nach Anwesenheit kleiner Kinder unterscheiden können Sie unterschiedliche Anforderungen für zwei Fälle hinterlegen: Mindestens ein Kind unter der gewählten Altersgrenze ist anwesend, oder keines ist anwesend. Die Auswahl wird für den jeweiligen Zeitabschnitt geprüft.

Funktionen einstufen

Im Abschnitt Funktionen Mitarbeitende legen Sie fest, wie die vorhandenen Funktionen in diesem Regelwerk zählen. Die Stammdaten der Funktionen verwalten Sie unter Einstellungen → Funktionen.

Einstufung	Mögliche Werte und Wirkung
Zählt als Betreuungsperson	Ja oder Nein, bestimmt die Anrechnung bei der Personenzahl
Zählt als ausgebildet	Nein (0), Zur Hälfte (0,5) oder Voll (1)
Kontingent	Anzahl abgedeckter Plätze (0 ist ein gültiger Wert)

Ein bewusst gesetztes Nein oder 0 ist eine vollständige Einstufung. Ein leeres, benötigtes Feld ist eine fehlende Einstufung.

Für die Aktivierung müssen alle aktiven Funktionen in den Einstufungen erfasst sein, welche die Regeln benötigen: Ausbildungsstatus für Ausgebildete Betreuungspersonen und Kontingent für Betreuungskontingent. Eine neue Funktion benötigt deshalb gegebenenfalls auch in bereits bestehenden Regelwerken eine Einstufung.

Funktionen aus einer Vorlage übernehmen

Ordnen Sie Ihre bestehenden Funktionen den passenden Funktionen der Vorlage zu. Eine Vorlagenfunktion kann mehreren eigenen Funktionen zugeordnet werden. Noch benötigte Funktionen lassen sich über Funktionen aus Vorlage übernehmen anlegen. Eigene Funktionen können ebenfalls direkt hinzugefügt werden.

Neu angelegte Funktionen bleiben bestehen

Funktionen werden sofort gespeichert. Sie bleiben auch dann bestehen, wenn Sie die Einrichtung des Regelwerks anschliessend abbrechen. Nicht benötigte Funktionen können Sie unter Einstellungen → Funktionen verwalten.

Funktionen den Verträgen zuweisen

Eine Funktion wird auf dem Arbeitsvertrag hinterlegt. Die Einstufung im Regelwerk allein weist noch keiner Person eine Funktion zu.

Nach dem Speichern zeigt der Bereich Funktionen in Verträgen, wie viele relevante Verträge bereits eine aktive Funktion haben. Über die angezeigten fehlenden Zuweisungen öffnen Sie die gemeinsame Bearbeitung:

1. Das Regelwerk und allfällige Änderungen speichern.
2. Fehlende Zuweisungen gesammelt bearbeiten öffnen. Bei einer einzelnen Zuweisung lautet der Button entsprechend anders.
3. Pro angezeigtem Vertrag eine aktive Funktion auswählen.
4. Mit Auswahl speichern die ausgewählten Zuweisungen übernehmen.

Die Liste umfasst laufende und künftige aktive Verträge, deren Zeitraum sich mit dem Regelwerk überschneidet. Bei einem Regelwerk für bestimmte Gruppen wird auch die zeitliche Gruppenzuweisung der Person berücksichtigt. Bereits vollständig zugewiesene und abgeschlossene Verträge werden in dieser Sammelbearbeitung nicht geändert.

Die Zuweisung gilt für den ganzen Vertrag

Die Funktion wird für den gesamten angezeigten Vertragszeitraum geändert, einschliesslich vergangener Tage. Wenn eine Funktion erst ab einem bestimmten Datum gelten soll, beenden Sie den bisherigen Vertrag entsprechend und erstellen Sie einen neuen Vertrag ab diesem Datum.

Entwurf aktivieren

Öffnen Sie den gespeicherten Entwurf und wählen Sie Aktivieren. Dies ist auch direkt in der Regelwerksübersicht möglich.

Timesia prüft, ob mindestens eine Regel und eine aktive Funktion vorhanden sind, alle benötigten Einstufungen vollständig sind und Geltung sowie Gültigkeit passen. Bei einem Konflikt führt der Editor zum betroffenen Bereich, etwa Funktionen bearbeiten, Geltung bearbeiten oder Regeln bearbeiten. Ungespeicherte Änderungen müssen zuerst gespeichert werden. Konnten die Voraussetzungen nicht geladen werden, verwenden Sie Erneut prüfen.

Fehlende Vertragszuweisungen werden separat angezeigt. Sie verhindern die Aktivierung nicht, führen bei betroffenen geplanten Mitarbeitenden aber zu einer unvollständigen Beurteilung. Ergänzen Sie sie, bevor Sie die Ergebnisse für die Planung verwenden.

Aktiv bedeutet, dass das Regelwerk zur Auswertung bereitsteht. Ein aktives Regelwerk mit einem zukünftigen Startdatum wird erst ab diesem Datum angewendet. Abgelaufene Regelwerke finden Sie unter Abgelaufene Regelwerke.

Regelwerk ändern oder zurückziehen

Klicken Sie in der Übersicht auf ein Regelwerk, um seine Bereiche zu bearbeiten. Bei aktiven Regelwerken wirken gespeicherte Änderungen auf alle abgedeckten Tage, auch rückwirkend. Für einen Wechsel ab einem Stichtag legen Sie ein neues Regelwerk an und begrenzen das bisherige zeitlich.

Mit Zurück in den Entwurf nehmen Sie ein Regelwerk aus der Auswertung. Seine Einstellungen bleiben erhalten und es kann später erneut aktiviert werden. Die Rücknahme gilt auch für vergangene Tage. Gegebenenfalls wird dann ein anderes passendes aktives Regelwerk angewendet, beispielsweise das Regelwerk für alle Gruppen.

Mit Löschen wird das Regelwerk ebenfalls nicht mehr ausgewertet. Verwenden Sie für eine vorübergehende Überarbeitung den Entwurfsstatus.

Randzeiten

Unterhalb der Regelwerke verwalten Sie die Randzeiten, beispielsweise eine Bringzeit am Morgen. Diese Zeitfenster gelten gemeinsam für die Betreuungsschlüssel-Auswertung. Sie gehören nicht zu einem einzelnen Regelwerk.

Über Randzeit hinzufügen geben Sie Beginn und Ende ein. Das Ende muss nach dem Beginn liegen. In der Oberfläche dürfen sich die Fenster nicht überschneiden. Bestehende Einträge können Sie durch Anklicken bearbeiten oder entfernen.

Während einer Randzeit wird die Belegung weiterhin berechnet und in den Details angezeigt. Abweichungen in diesem Zeitfenster fliessen aber nicht in den Tagesstatus oder die Zusammenfassung eines Tagesabschnitts ein. Randzeiten erscheinen deshalb zurückgenommen in der Darstellung.

Die Zeitfenster für die Summenanzeige im Arbeitsplan sind eine separate Einstellung.