Nach der Einrichtung

Ist Timesia eingerichtet und sind die Mitarbeitenden eingeladen, beginnt der laufende Betrieb. Für Admins und Führungspersonen fallen dann drei Arten von Aufgaben an:

Anträge beantworten, die Mitarbeitende in der Timesia App stellen
Erfassung kontrollieren und abschliessen im Kontrollzentrum
Auswertungen abrufen unter Berichte

Ausgangspunkt: die Übersicht

Die Übersicht ist die Startseite von Timesia. Im Bereich Benötigt deine Aufmerksamkeit sehen Sie auf einen Blick, wie viele Punkte offen sind:

Abwesenheitsanträge
Änderungsanträge
Konflikte
Vergessene Check-outs
Fehlende Einträge

Über Alle anzeigen gelangen Sie direkt in den entsprechenden Bereich. Ein kurzer Blick auf die Übersicht jeden Tag genügt in der Regel, damit keine Anfrage liegen bleibt.

Anträge beantworten

Mitarbeitende stellen ihre Anträge in der Timesia App. Beantworten können sie (Super-)Admins und, je nach Antrag, die zuständigen Führungspersonen (Gruppenleitung, Standortleitung oder vorgesetzte Person). Solange ein Antrag offen ist, ändern sich Gleitzeit und Ferienanspruch nicht.

Antrag	Wer stellt ihn?	Wo beantworten?
Abwesenheitsantrag	Alle Mitarbeitenden	`Abwesenheiten`
Widerruf oder Änderung einer Abwesenheit	Mitarbeitende mit einer bereits genehmigten Abwesenheit	`Abwesenheiten`
Änderungsantrag (Zeit)	Mitarbeitende mit der Erfassungsmethode Vom Arbeitsplan oder Tablet vor Ort	`Kontrollzentrum → Änderungsanträge`
Spesen	Alle Mitarbeitenden, sofern die Funktion aktiviert ist	`Spesen`

Abwesenheitsanträge

Ferien, Kompensation und andere Abwesenheiten beantragen Mitarbeitende in der App. Unter Abwesenheiten sind offene Anträge mit einem roten Punkt markiert.

Den Antrag anklicken. Das Detailfenster zeigt Zeitraum, Typ, Kommentar und den Verlauf.
Mit Genehmigen oder Ablehnen antworten. Eine Ablehnung kann mit einem Kommentar begründet werden.

Erst eine genehmigte Abwesenheit wirkt sich auf den Ferienanspruch und die Gleitzeit aus und erscheint im Arbeitsplan.

Möchte eine Person eine bereits genehmigte Abwesenheit zurückziehen oder ändern, stellt sie einen Widerrufs- oder Änderungsantrag. Die Abwesenheit hat dann den Status «Genehmigt (mit Widerrufsantrag)» bzw. «Genehmigt (mit Änderungsantrag)» und wird ebenfalls im Detailfenster beantwortet.

Mehr dazu: Abwesenheiten

Änderungsanträge

Mitarbeitende mit der Erfassungsmethode Vom Arbeitsplan oder Tablet vor Ort können ihre Zeiten in der App nicht direkt ändern. Stimmt eine Zeit nicht, zum Beispiel weil jemand länger geblieben ist als geplant, reichen sie einen Änderungsantrag ein.

Unter Kontrollzentrum → Änderungsanträge sehen Sie die ursprüngliche Zeit durchgestrichen und die beantragte Zeit fett, dazu die Differenz. Mit Genehmigen wird die Änderung übernommen, mit Ablehnen bleibt der ursprüngliche Eintrag bestehen. Mehrere Anträge lassen sich über die Checkboxen gemeinsam genehmigen.

Mehr dazu: Änderungsanträge

Spesen

Ist das Spesen-Modul aktiviert, reichen Mitarbeitende ihre Auslagen mit Beleg in der App ein. Unter Spesen prüfen Sie offene Spesen und genehmigen oder lehnen sie ab.

Mehr dazu: Spesen

Das Kontrollzentrum

Das Kontrollzentrum hilft Ihnen, die erfassten Zeiten zu prüfen und abzuschliessen.

Kennzahlen

Kontrollzentrum → Kennzahlen zeigt die Zeitsaldi aller Mitarbeitenden, die Krankheitstage und die offenen Check-ins. Hat jemand vergessen auszuchecken, setzen Sie hier die Endzeit oder löschen den Check-in.

Mehr dazu: Kennzahlen

Konflikte und fehlende Einträge

Zwei Listen zeigen Tage, an denen die Erfassung vermutlich nicht stimmt:

Bereich	Zeigt	Typische Ursache
Konflikte	Tage, an denen erfasste Zeit und angerechnete Abwesenheit zusammen die Sollzeit übersteigen	Ferien eingetragen und trotzdem Zeit erfasst
Fehlende Einträge	Tage mit geplantem Einsatz, aber ohne erfasste Zeit	Zeiterfassung vergessen

Korrigieren Sie die Einträge direkt aus der Liste heraus. Bei fehlenden Einträgen erstellt Eintrag erstellen den Zeiteintrag auf Basis der geplanten Schicht. Geprüfte Fälle, die so stimmen, blenden Sie aus.

Bestätigungen

Unter Kontrollzentrum → Bestätigungen prüfen Sie die Zeiten pro Person, in der Regel einmal im Monat für den Vormonat. Tage, Wochen oder den ganzen Monat bestätigen Sie mit einem Klick auf das Häkchen. Bestätigte Tage können Mitarbeitende nicht mehr bearbeiten. Die Bestätigung lässt sich als PDF herunterladen, z. B. für die Lohnbuchhaltung.

Mehr dazu: Bestätigungen

Jahresübertrag

Weil in Timesia jedes Jahr abgeschlossen ist, übernehmen Sie Anfang Januar die Salden des Vorjahres bewusst ins neue Jahr.

Kontrollzentrum → Jahresübertrag öffnen. Die Seite zeigt pro Person die Überstunden und die verbleibenden Ferien am Ende des Vorjahres.
Die vorgeschlagenen Übertragswerte prüfen und bei Bedarf anpassen, z. B. wenn Überstunden ausbezahlt werden.
Einzeln mit Übertragen oder für alle mit Alle übertragen bestätigen.

Die übertragenen Überstunden und Ferien werden der Person per 1. Januar als eigene Anpassung gutgeschrieben. Ändern sich danach noch Zeiten oder Ferien im Vorjahr, führen Sie den Übertrag für diese Person erneut durch.

Mehr dazu: Jahresübertrag

Berichte

Unter Berichte stehen Auswertungen zur Verfügung, die sich als Excel-Datei herunterladen lassen:

Bericht	Zeigt
Arbeitszeitberichte	Soll- und Istzeiten, Zeitanpassungen und Gleitzeit für alle oder einzelne Mitarbeitende
Abwesenheits- und Ferienberichte	Bezogene Abwesenheiten pro Typ sowie Ferienanspruch, Bezug und Restferien
Auditprotokoll	Wer wann welche Änderung vorgenommen hat

Bei Änderungen im Team

Neue Mitarbeitende: Profil, Gruppe, Rolle und Vertrag anlegen, dann einladen (siehe Erste Schritte).
Pensum- oder Wochenplanänderung: Den bestehenden Vertrag per Stichtag beenden und einen neuen erstellen, statt den laufenden zu bearbeiten.
Austritt: Die Person über Aktionen → Inaktiv setzen deaktivieren und dabei den Vertrag per Austrittsdatum beenden. Der Dialog bietet das direkt an. Ihre Daten bleiben in Berichten erhalten.

Mehr dazu: Verträge, Deaktivierung & Verträge