Betreuungsschlüssel im Arbeitsplan

Der Betreuungsschlüssel zeigt im Arbeitsplan, ob die geplanten Mitarbeitenden die Anforderungen der gültigen Regelwerke erfüllen. Timesia vergleicht dafür die geplanten Kinder aus Kidesia mit den Einsätzen und den Funktionen aus den Arbeitsverträgen.

Die Einrichtung erfolgt unter Einstellungen → Betreuungsschlüssel. Ein gespeicherter Entwurf wird erst nach seiner Aktivierung im Arbeitsplan angewendet.

Welche Daten werden verglichen?

Grundlage	Herkunft und Verwendung
Kinder	Geplante Kinder aus Kidesia mit Anwesenheitszeiten, dem Faktor des jeweiligen Tages und dem Geburtsdatum für Altersregeln
Mitarbeitende	Geplante Einsätze im Arbeitsplan
Funktion	Funktion auf dem Vertrag, der den Einsatzbeginn abdeckt
Anforderungen	Das für die Gruppe und den Tag gültige Minimum- und gegebenenfalls Zielregelwerk

Die Prüfung folgt den Zeitabschnitten, in denen sich Kinderbelegung oder Personalplanung ändern. Ein Kind, das über Mittag nicht eingeplant ist, zählt während dieser Lücke nicht mit. Eine Person mit einem kürzeren Einsatz zählt während ihres Einsatzes. Sie muss kein ganzes Summen-Zeitfenster abdecken.

Die Anzeige beurteilt die Planung. Gestempelte Arbeitszeiten sind nicht ihre Berechnungsgrundlage. In der normalen Arbeitsplanansicht werden die neuesten Planstände einschliesslich Entwürfen verwendet. In der Vorschau des veröffentlichten Plans wird für die betreffenden Gruppen der veröffentlichte Plan ausgewertet.

Tagesansicht

Für eine Gruppe mit einem passenden aktiven Regelwerk erscheint die Zeile Betreuungsschlüssel. Sie zeigt den Verlauf über die Tageszeit. Bewegen Sie den Mauszeiger über einen Abschnitt, um seine Zeiten und Werte zu sehen.

Ein Klick auf den Zeilenkopf oder den Tagesverlauf öffnet die Detailansicht. In der zusammengefassten Gruppenansicht bleibt je ausgewerteter Gruppe eine eigene, mit dem Gruppennamen beschriftete Zeile erhalten.

Wenn noch kein Regelwerk in Kraft ist, kann Timesia den Hinweis Betreuungsschlüssel prüfen lassen? anzeigen. Über Regelwerk einrichten gelangen Sie zur Einrichtung. Nicht mehr anzeigen blendet diesen Einführungshinweis aus. Die Einrichtung bleibt über die Einstellungen erreichbar.

Wochen-, Zweiwochen- und Monatsansicht

Jede Tageszelle fasst den Tag in drei Abschnitten zusammen:

Abschnitt	Zeitbereich
Vormittag	Vor 11:30 Uhr
Mittag	11:30–13:30 Uhr
Nachmittag	Ab 13:30 Uhr

Der Tooltip nennt die Zeitspannen innerhalb des dargestellten Tagesverlaufs. Pro Abschnitt wird die stärkste Abweichung aus den beurteilten Zeiten angezeigt. Ein roter Abschnitt bedeutet deshalb nicht zwingend, dass die Anforderung während des gesamten Abschnitts unterschritten ist. Klicken Sie auf die Tageszelle, um die genauen Zeiten zu prüfen.

Randzeiten werden für diese Zusammenfassung ausgelassen. Abschnitte ohne beurteilbare Kinderbelegung bleiben neutral.

Farben und Status verstehen

Die kompakte Anzeige im Arbeitsplan konzentriert sich auf das Minimum. Ein eigenes Ziel blenden Sie in der Detailansicht über Ziel anzeigen ein.

Darstellung	Bedeutung
Grün	Die angezeigten Anforderungen sind eingehalten
Grün mit Reserve in einer Regelspur	Der vorhandene Wert liegt über der angezeigten Anforderung. Die Legende unterscheidet die Grüntöne
Rot	Mindestens eine Anforderung des Minimums ist unterschritten
Orange bei eingeblendetem Ziel	Das Ziel ist unterschritten, das Minimum ist eingehalten
Randzeit	Die Werte bleiben sichtbar, Abweichungen zählen aber nicht zum zusammengefassten Status
Neutral	Kein bewerteter Abschnitt, beispielsweise ohne geplante Kinder
Warnsymbol oder Schraffur	Die Konfiguration ist unvollständig. Öffnen Sie die Details

Ein grüner Balken braucht vollständige Angaben

Beachten Sie zusätzlich die Hinweise zur Konfiguration. Bei fehlenden Funktionszuweisungen oder Einstufungen kann ein farbiger Verlauf mit Ersatzannahmen angezeigt werden. Erst nach der Korrektur können Sie den Status zuverlässig einordnen. Ein neutrales Feld ist ebenfalls keine Bestätigung, dass der Betreuungsschlüssel erfüllt ist.

Detailansicht lesen

Die Detailansicht zeigt die angewendeten Regelwerke mit ihrem vollständigen Namen sowie einen gemeinsamen Zeitmassstab:

• Gesamt: Der stärkste Status aller Regeln im jeweiligen Zeitabschnitt.
• Anzahl Betreuungspersonen: Geplante anrechenbare Personen im Vergleich zur erforderlichen Anzahl.
• Ausgebildete Betreuungspersonen: Angerechnete ausgebildete Personen im Vergleich zur Anforderung.
• Betreuungskontingent: Abgedeckte Plätze im Vergleich zu den benötigten Plätzen.

Es erscheinen nur die im Regelwerk verwendeten Regeln. Beim Bewegen des Mauszeigers lässt sich dieselbe Uhrzeit über die Spuren hinweg vergleichen. Die Details nennen die geplanten und erforderlichen Werte sowie die Differenz, beispielsweise 1 Person fehlt, 0,5 Faktor fehlt oder Genau erfüllt.

Beispiel: Für 09:00–09:30 Uhr sind 3 Betreuungspersonen erforderlich, aber nur 2 anrechenbare Personen geplant. Der Abschnitt ist rot und zeigt eine fehlende Person. Wenn eine Person erst um 09:30 Uhr beginnt, ändert sich die Beurteilung ab diesem Zeitpunkt.

Mit Ziel anzeigen prüfen Sie zusätzlich das eigene Ziel. Minimum und Ziel können dieselbe Funktion unterschiedlich bewerten. Deshalb können auch die angerechneten Werte voneinander abweichen.

Einrichtungsweite Auswertung

Der Hinweis Einrichtungsweit bedeutet, dass mehrere Gruppen desselben Standorts gemeinsam ausgewertet werden. Die genannten Gruppen bilden die Grundlage der Zahlen. Dazu können auch Gruppen gehören, die durch den aktuellen Filter ausgeblendet sind.

Mehrere Gruppen können deshalb denselben Verlauf zeigen. Die Zahlen beschreiben in diesem Fall die gemeinsame Belegung und Besetzung. Gruppen mit anderen angewendeten Regelwerken werden separat beurteilt.

Fehlende Angaben direkt korrigieren

Die Detailansicht nennt betroffene Personen, Funktionen und Regelwerke. Für Vertragsänderungen benötigen Sie die entsprechende Berechtigung. Funktionen und Regelwerke werden mit Administrationsrechten verwaltet.

Mitarbeitende ohne Funktion

1. Den betreffenden Tag und die Details des Betreuungsschlüssels öffnen.
2. Unter Mitarbeitende ohne Funktion auf Funktionen zuweisen klicken.
3. Den angezeigten Vertragszeitraum prüfen und eine aktive Funktion auswählen.
4. Mit Speichern übernehmen.

Timesia ändert dabei ausschliesslich die Funktion des Vertrags, der den ausgewählten Tag abdeckt. Andere Vertragsfelder werden durch diese Zuweisung nicht geändert. Fehlt ein Vertrag für diesen Tag, legen Sie ihn zuerst unter Mitarbeitende → Verträge an.

Wirkung auf vergangene Tage

Die Zuweisung gilt für den gesamten Vertrag, nicht nur für den geöffneten Tag. Sie kann dadurch auch frühere Auswertungen ändern. Für einen Funktionswechsel ab einem Stichtag benötigen Sie einen entsprechend abgegrenzten Vertrag.

Fehlende Einstufung oder fehlendes Kontingent

1. Beim betroffenen Regelwerk Einstufung ergänzen öffnen.
2. Die benötigten Werte für die Funktionen festlegen.
3. Das Regelwerk speichern und die neu berechnete Anzeige prüfen.

Die Änderung betrifft das Regelwerk selbst und damit alle Tage und Gruppen, auf die es angewendet wird. Prüfen Sie die Einstufung separat in Minimum und Ziel. Ein explizites Nein beim Ausbildungsstatus oder ein Kontingent 0 ist zulässig, wenn die Funktion entsprechend zählen soll.

Wie Timesia bei einzelnen Lücken rechnet

Eine fehlende Zuordnung blendet nicht den ganzen Tagesverlauf aus. Solange aktive Funktionen vorhanden sind, wird mit folgenden Ersatzannahmen weitergerechnet:

Fehlende Angabe	Ersatzannahme
Eine geplante Person hat keine Funktion	Sie zählt als eine Betreuungsperson, mit 0 Ausbildungsanteil und 0 Kontingent
Für eine verwendete Funktion fehlt die Einstufung als ausgebildet	Die Funktion trägt 0 zum Ausbildungsanteil bei
Für eine verwendete Funktion fehlt das benötigte Kontingent	Die Funktion trägt 0 zum Kontingent bei

Der Tag wird als unvollständig markiert. Diese Ersatzannahmen helfen, die übrige Planung sichtbar zu halten, sie ersetzen die fehlenden Angaben nicht.

Wenn überhaupt keine aktive Funktion vorhanden ist, wird die Beurteilung ausgesetzt. Es erscheint Nicht beurteilbar – Funktionen fehlen. Über Regelwerk vervollständigen kann eine Person mit Administrationsrechten Funktionen anlegen, einstufen und Verträgen zuweisen.

Wenn die Anzeige fehlt oder leer bleibt

Situation	Was ist zu prüfen?
Für die Gruppe erscheint keine Auswertung	Ist ein Regelwerk aktiv, für die Gruppe zuständig und am gewählten Tag gültig? Ein Entwurf genügt nicht.
Es erscheint nur der Einrichtungshinweis	Prüfen Sie, ob bereits ein Regelwerk für den heutigen Tag in Kraft ist.
Nichts zu beurteilen oder ein neutrales Feld	Prüfen Sie die Kinderplanung und die Verbindung der Gruppe zu Kidesia. Eine leere Auswertung kann auch entstehen, wenn die Kinderdaten nicht verfügbar sind.
Unvollständig	Öffnen Sie die Details und ergänzen Sie Funktionszuweisungen oder Einstufungen.
Funktionen fehlen	Es gibt keine aktive Funktion. Die Einrichtung muss ergänzt werden.
Hinweis auf ein fehlendes Geburtsdatum	Ergänzen Sie das Geburtsdatum in Kidesia und prüfen Sie die Auswertung erneut.
Das Ziel ist nicht sichtbar	Öffnen Sie den Detaildialog und aktivieren Sie Ziel anzeigen.
Zahlen passen nicht zur einzelnen Gruppe	Prüfen Sie den Hinweis Einrichtungsweit und die darin genannten Gruppen.

Nach Planänderungen zeigt Timesia während der Neuberechnung einen Ladezustand. Ein Fehler beim Laden der Betreuungsschlüssel-Auswertung soll die übrige Arbeitsplanansicht nicht blockieren. Prüfen Sie bei anhaltend fehlenden Werten die Einrichtung und die Datenverfügbarkeit.