Einführung im Laufe des Jahres
Führen Sie Timesia nicht per 1. Januar ein, ergänzen Sie einige der ersten Schritte um zusätzliche Angaben. Sie stellen sicher, dass Timesia den Ferienanspruch für das ganze Jahr korrekt berechnet und die bereits bezogenen Ferien sowie die bisherige Gleitzeit berücksichtigt.
Hintergrund: In Timesia wird jedes Jahr für sich berechnet. Was vor der Einführung im laufenden Jahr passiert ist, muss deshalb einmalig nachgetragen werden.
Übersicht
Abschnitt betitelt „Übersicht“| Was | Wann |
|---|---|
| Verträge zurückdatieren | Beim Erfassen der Verträge (Schritt 4) |
| Ferienguthaben aus dem Vorjahr | Nach dem Erfassen der Verträge |
| Bereits bezogene Ferien nacherfassen | Nach dem Einrichten der Abwesenheitstypen (Schritt 6) |
| Startsaldo setzen | Vor dem Einladen der Mitarbeitenden (Schritt 8) |
Verträge zurückdatieren
Abschnitt betitelt „Verträge zurückdatieren“Setzen Sie bei jedem Vertrag Gültig von auf den 1. Januar des laufenden Jahres, oder auf das tatsächliche Eintrittsdatum, falls die Person erst später eingetreten ist.
Nur so berechnet Timesia den Ferienanspruch für das ganze Jahr. Würde der Vertrag erst am Einführungsdatum beginnen, erhielte die Person nur den anteiligen Anspruch ab diesem Datum.
Beispiel: Einführung am 1. Oktober, 25 Ferientage pro Jahr.
| Gültig von | Ferienanspruch für das laufende Jahr |
|---|---|
| 1. Januar | 25 Tage |
| 1. Oktober | rund 6.3 Tage (anteilig) |
Hat sich das Pensum im laufenden Jahr bereits geändert, erfassen Sie auch den früheren Vertrag, damit der Ferienanspruch beider Zeiträume stimmt.
Ferienguthaben aus dem Vorjahr
Abschnitt betitelt „Ferienguthaben aus dem Vorjahr“Hat eine Person aus dem Vorjahr noch Ferien übrig, erfassen Sie diese als Gutschrift im Profil der Person unter Anpassungen → + Neue Ferienanpassung. Als Datum wählen Sie den 1. Januar des laufenden Jahres.
Mehr dazu: Anpassungen
Bereits bezogene Ferien nacherfassen
Abschnitt betitelt „Bereits bezogene Ferien nacherfassen“Damit der verbleibende Ferienanspruch stimmt, erfassen Sie die im laufenden Jahr bereits bezogenen Ferien unter Abwesenheiten → + Hinzufügen als Abwesenheit vom Typ Ferien. Als (Super-)Admin können Sie den Antrag beim Erstellen direkt genehmigen.
Andere Abwesenheiten wie Krankheit müssen Sie nur nacherfassen, wenn Sie sie in den Berichten auswerten möchten. Auf die Gleitzeit wirken sie sich vor dem Startdatum nicht aus.
Mehr dazu: Abwesenheiten
Startsaldo setzen
Abschnitt betitelt „Startsaldo setzen“Unter Einstellungen → Startsaldo legen Sie pro Person fest,
- ab welchem Startdatum die Zeiterfassung in Timesia beginnt und
- mit welchem Gleitzeitsaldo (Über- oder Minusstunden) die Person an diesem Tag startet.
Die Sollzeit wird erst ab dem Startdatum berechnet, unabhängig vom Beginn des Vertrags. Übernehmen Sie als Gleitzeitsaldo den Stand aus Ihrer bisherigen Zeiterfassung per Startdatum.
Mehr dazu: Startsaldo
Ab dem nächsten Jahr
Abschnitt betitelt „Ab dem nächsten Jahr“Diese Angaben sind nur im Einführungsjahr nötig. Zum Jahreswechsel übernehmen Sie Gleitzeit und Restferien mit dem Jahresübertrag ins neue Jahr.